niszczenie nośników danych

Co to jest niszczenie nośników danych?

Niszczenie nośników danych to trwałe usuwanie informacji z dysków, płyt, pamięci i innych nośników w sposób, który – przy zastosowaniu właściwej metody – uniemożliwia lub czyni niepraktycznym ich odzyskanie.

Rozwinięcie eksperckie

Niszczenie nośników danych jest procesem służącym do bezpiecznego i nieodwracalnego pozbywania się informacji zapisanych na urządzeniach elektronicznych oraz fizycznych nośnikach. Obejmuje między innymi niszczenie dysków twardych HDD, dysków SSD, pendrive’ów, kart pamięci, płyt CD i DVD, taśm magnetycznych, a także dokumentów zawierających dane poufne.

W praktyce samo usunięcie plików, opróżnienie kosza czy szybkie formatowanie dysku nie gwarantuje bezpieczeństwa. Dane mogą pozostać na nośniku i zostać odzyskane przy użyciu specjalistycznego oprogramowania. Dlatego bezpieczne niszczenie danych w firmie wymaga zastosowania metody dopasowanej do rodzaju nośnika oraz poziomu poufności informacji.

Najczęściej stosuje się niszczenie mechaniczne, czyli rozdrabnianie, cięcie, miażdżenie lub perforowanie nośników. Dyski twarde mogą być fizycznie uszkadzane w sposób uniemożliwiający odczyt talerzy, a nośniki optyczne są rozdrabniane na małe fragmenty. W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych istotne jest również bezpieczne usunięcie danych z dysku lub pamięci urządzenia przed zwrotem sprzętu po najmie, dzierżawie albo leasingu.

Niszczenie nośników danych może również obejmować metody programowe, takie jak bezpieczne kasowanie danych, nadpisywanie – stosowane przede wszystkim w przypadku części nośników magnetycznych – lub użycie funkcji bezpiecznego usuwania danych dostępnych w urządzeniu. W przypadku dysków SSD samo wielokrotne nadpisywanie nie zawsze jest skuteczne ze względu na sposób działania pamięci flash i mechanizmy równoważenia zużycia komórek. Takie rozwiązania mogą być użyteczne przy ponownym wykorzystaniu sprawnego sprzętu, ale nie zawsze są możliwe lub wystarczające dla uszkodzonych nośników albo nośników zawierających szczególnie wrażliwe informacje. W takich sytuacjach bezpieczniejszym wyborem jest fizyczne zniszczenie nośnika.

Zastosowanie w biurze

W biurze na nośnikach danych mogą znajdować się dane pracowników, klientów, umowy, faktury, projekty, dokumentacja techniczna, skany dowodów tożsamości czy dane księgowe. Dotyczy to nie tylko komputerów, lecz także kserokopiarek, drukarek sieciowych i urządzeń wielofunkcyjnych MFP wyposażonych w dysk twardy lub pamięć wewnętrzną.

Nowoczesne urządzenia drukujące mogą – zależnie od modelu i konfiguracji – zapisywać w pamięci zadania drukowania, skany oraz książki adresowe użytkowników. Z tego powodu przy wymianie sprzętu, migracji na inne urządzenie lub zakończeniu umowy dzierżawy należy sprawdzić, czy dane zostały prawidłowo usunięte. Jest to ważny element ochrony informacji oraz realizacji obowiązku stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wynikającego z RODO.

Regularne niszczenie niepotrzebnych nośników ogranicza ryzyko wycieku danych i wykorzystania informacji przez osoby nieuprawnione. Ma znaczenie w małych biurach, placówkach medycznych, szkołach, kancelariach, firmach handlowych, biurach rachunkowych i instytucjach publicznych. W organizacjach przetwarzających większą liczbę danych warto wdrożyć politykę określającą, kto zatwierdza utylizację sprzętu, jak dokumentowany jest proces oraz kiedy nośnik powinien zostać bezpiecznie wyczyszczony lub zniszczony.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Przy zakupie lub wynajmie urządzenia wielofunkcyjnego warto zwrócić uwagę, czy model posiada funkcje szyfrowania danych na dysku, bezpiecznego kasowania danych, kontroli dostępu i dziennika audytu wydruków. Funkcje te pomagają chronić informacje w trakcie codziennej eksploatacji, jednak nie zastępują bezpiecznego czyszczenia pamięci przed przekazaniem urządzenia innej firmie lub zwrotem do dostawcy.

W umowie dzierżawy kserokopiarki albo umowie serwisowej warto ustalić, kto odpowiada za dane zapisane na dysku urządzenia po zakończeniu współpracy. Dobrą praktyką jest potwierdzenie usunięcia danych w protokole odbioru sprzętu. Jeśli urządzenie jest własnością firmy i nie nadaje się do dalszego użycia, należy rozważyć przekazanie go do uprawnionego podmiotu zajmującego się przetwarzaniem zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, wraz z profesjonalnym zniszczeniem nośników.

Firmy z Wrocławia i Dolnego Śląska, które wymieniają flotę drukującą lub kończą najem urządzeń, powinny traktować niszczenie danych jako część procesu serwisowego i logistycznego. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której sprawna technicznie kserokopiarka opuszcza biuro z zapisanymi skanami, dokumentami lub danymi dostępowymi do sieci firmowej.

Powiązane hasła

• RODO a urządzenia drukujące
• dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym
• czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia