czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia
Co to jest czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia?
Czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia to usunięcie danych zapisanych w drukarce, kserokopiarce lub MFP przed oddaniem sprzętu.
Rozwinięcie eksperckie
Czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia oznacza bezpieczne usunięcie informacji, które mogły zostać zapisane w urządzeniu drukującym podczas codziennej pracy. Dotyczy to przede wszystkim kserokopiarek, drukarek sieciowych i urządzeń wielofunkcyjnych, które mają pamięć wewnętrzną, dysk twardy, pamięć SSD, książkę adresową, historię zadań, ustawienia sieciowe lub dane użytkowników.
W praktyce nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne nie tylko drukuje i kopiuje dokumenty. Często skanuje do e-maila, zapisuje pliki w folderze sieciowym, obsługuje wydruk poufny, uwierzytelnianie przy drukarce, druk podążający i integrację z systemami firmowymi. To oznacza, że w pamięci urządzenia mogą znajdować się adresy e-mail, nazwy użytkowników, ścieżki sieciowe, logi zadań, a czasem również fragmenty lub kopie przetwarzanych dokumentów.
Dlatego czyszczenie pamięci kserokopiarki przed zwrotem co to jest? To procedura, która ma ograniczyć ryzyko pozostawienia danych firmowych na sprzęcie po zakończeniu najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy serwisowej. Może obejmować przywrócenie ustawień fabrycznych, usunięcie książki adresowej, skasowanie kont użytkowników, wyczyszczenie historii wydruków, nadpisywanie danych na dysku urządzenia oraz potwierdzenie wykonania operacji przez serwis.
W bardziej zaawansowanych modelach, takich jak biurowe urządzenia MFP A3, kserokopiarki poleasingowe czy systemy z segmentu Canon imageRUNNER ADVANCE, Xerox AltaLink, Konica Minolta bizhub lub Kyocera, dostępne są funkcje szyfrowania dysku w MFP, automatycznego kasowania danych po zakończeniu zadania albo ręcznego wipe danych w MFP. Warto jednak pamiętać, że samo wyłączenie urządzenia, usunięcie sterownika z komputera lub odłączenie sprzętu od sieci nie oznacza, że dane zostały usunięte.
Zastosowanie w biurze
Czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia ma znaczenie wszędzie tam, gdzie drukuje się, kopiuje lub skanuje dokumenty zawierające dane osobowe, finansowe, kadrowe, medyczne, prawne albo handlowe. Dotyczy to firm, biur rachunkowych, kancelarii, szkół, urzędów, placówek medycznych, działów HR, działów sprzedaży i punktów usługowych.
Z perspektywy organizacji pracy biura jest to element bezpieczeństwa informacji. Urządzenie drukujące bywa traktowane jak zwykły sprzęt biurowy, ale w rzeczywistości często działa podobnie jak komputer podłączony do sieci firmowej. Ma własny panel administracyjny, pamięć, konta użytkowników, adres IP, książkę adresową i historię operacji. Jeśli sprzęt trafia do zwrotu, odsprzedaży, wymiany lub utylizacji bez czyszczenia danych, firma może nieświadomie przekazać dalej informacje, które powinny pozostać poufne.
Bezpieczny zwrot urządzenia jest szczególnie ważny przy zakończeniu umowy dzierżawy kserokopiarki, wymianie floty drukującej lub migracji z poprzedniego urządzenia na nowe. Dobrą praktyką jest przygotowanie listy czynności: usunięcie zapisanych odbiorców skanowania, skasowanie skrzynek użytkowników, wyczyszczenie danych logowania do folderów sieciowych, usunięcie profili druku, reset ustawień sieciowych oraz kasowanie danych z dysku przed końcem umowy.
Takie działania pomagają również w zgodności z zasadami RODO a urządzenia drukujące. Nie chodzi wyłącznie o formalność, ale o realne ograniczenie ryzyka wycieku danych. W wielu firmach drukarka sieciowa obsługuje dokumenty z całej organizacji, dlatego jej pamięć powinna być traktowana z podobną ostrożnością jak dysk komputera służbowego.
Perspektywa zakupowa lub serwisowa
Przy zakupie, wynajmie lub dzierżawie urządzenia warto zapytać, jakie mechanizmy ochrony danych oferuje dany model. Istotne są między innymi: szyfrowanie dysku, nadpisywanie danych, możliwość trwałego usuwania historii zadań, wydruk poufny, uwierzytelnianie przy drukarce, dziennik audytu wydruków oraz obsługa polityki druku w firmie.
Jeśli firma korzysta z wynajmu drukarki, dzierżawy drukarki lub leasingu drukarki, czyszczenie pamięci powinno być omówione jeszcze przed podpisaniem umowy. Warto ustalić, kto odpowiada za procedurę przy zwrocie sprzętu, czy usługa jest wliczona w serwis w cenie dzierżawy, czy wymaga osobnego zgłoszenia serwisowego oraz czy można otrzymać potwierdzenie wykonania kasowania danych.
Z punktu widzenia serwisu ważne jest, aby czyszczenie wykonała osoba znająca dany model urządzenia. Różne marki i serie mają odmienne menu administracyjne, różne poziomy resetu oraz inne procedury usuwania danych. Autoryzowany serwis lub doświadczony dostawca urządzeń biurowych może pomóc dobrać właściwy zakres czynności: od prostego resetu ustawień po pełny wipe danych w MFP z nadpisaniem dysku.
W firmach z Wrocławia i Dolnego Śląska, które regularnie wymieniają sprzęt, korzystają z najmu długoterminowego lub zarządzają większą flotą drukującą, warto wpisać czyszczenie pamięci do standardowej procedury zdawczo-odbiorczej. Dzięki temu zwrot urządzenia po zakończeniu umowy jest uporządkowany, a ryzyko pozostawienia danych na sprzęcie znacząco mniejsze.
Powiązane pojęcia
- szyfrowanie dysku w MFP
- nadpisywanie danych na dysku urządzenia
- RODO a urządzenia drukujące