dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym

Co to jest dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym?

Dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym to pamięć masowa, na której MFP zapisuje zadania druku, skany, kopie, ustawienia i dane użytkowników.

Krótka definicja

Dysk twardy w MFP przechowuje dane potrzebne do drukowania, skanowania, kopiowania, autoryzacji i obsługi dokumentów w biurze.

Rozwinięcie eksperckie

Dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym, nazywany też pamięcią masową w kserokopiarce, pełni podobną rolę jak dysk w komputerze. Może to być klasyczny HDD lub SSD w drukarce biurowej, zależnie od modelu i klasy urządzenia. Jego zadaniem jest zapisywanie danych tymczasowych i roboczych, które powstają podczas codziennej pracy: wydruków, skanów, kopii, faksów, książki adresowej, szablonów zadań, ustawień użytkowników czy dzienników pracy urządzenia.

W praktyce dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym jest szczególnie ważny w większych MFP A3, kserokopiarkach biurowych, urządzeniach z funkcją druku poufnego, skanowania do folderu sieciowego, OCR, kolejkowania zadań oraz zaawansowanego zarządzania użytkownikami. Dzięki niemu urządzenie może sprawniej przetwarzać duże pliki, obsługiwać wiele zadań jednocześnie i przechowywać dokumenty do późniejszego wydruku.

Warto pamiętać, że dysk twardy w urządzeniu a dane to temat związany nie tylko z wygodą, ale też z bezpieczeństwem informacji. Na dysku mogą znajdować się fragmenty dokumentów zawierających dane osobowe, umowy, faktury, dokumentację kadrową, projekty techniczne lub korespondencję firmową. Dlatego w firmach, szkołach, urzędach, kancelariach i placówkach medycznych należy zwracać uwagę na funkcje takie jak szyfrowanie dysku w MFP, nadpisywanie danych na dysku urządzenia oraz czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia.

Jak działa dysk twardy w MFP?

Gdy użytkownik wysyła dokument do druku, urządzenie może najpierw zapisać zadanie na dysku, a dopiero potem je przetworzyć i wydrukować. Podobnie dzieje się przy skanowaniu wielostronicowych dokumentów, kopiowaniu dużych zestawów lub pracy z funkcją sortowania kopii. Dysk pomaga urządzeniu zachować płynność działania, szczególnie wtedy, gdy z jednej kserokopiarki korzysta wiele osób.

W bardziej rozbudowanych modelach dysk umożliwia także druk podążający, wydruk poufny, zapisywanie często używanych formularzy, obsługę skrzynek użytkowników oraz integrację z oprogramowaniem do zarządzania drukiem. Użytkownik może wysłać dokument, podejść do urządzenia, uwierzytelnić się kartą zbliżeniową lub kodem PIN i dopiero wtedy zwolnić wydruk. To ogranicza ryzyko pozostawienia poufnych dokumentów na tacy odbiorczej.

Zastosowanie w biurze

Dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym wpływa na komfort, wydajność i bezpieczeństwo pracy biura. Przy dużym miesięcznym wolumenie druku pozwala sprawniej obsługiwać kolejkę wydruku, skanowanie do e-maila, skanowanie do pliku oraz kopiowanie dwustronne. Ma znaczenie zwłaszcza tam, gdzie drukuje się większe raporty, oferty handlowe, dokumentację projektową, materiały szkoleniowe lub dokumenty księgowe.

Dla administratora biura ważne jest także to, że dysk wspiera kontrolę obiegu dokumentów. Może współpracować z funkcjami raportowania, dziennikiem audytu wydruków, kwotami wydruków na pracownika oraz polityką druku w firmie. W efekcie łatwiej sprawdzić, kto drukuje najwięcej, gdzie powstają koszty i czy dokumenty są obsługiwane zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.

W kontekście RODO urządzenia drukujące nie powinny być traktowane jak zwykłe drukarki stojące w korytarzu. Jeśli MFP zapisuje dane na dysku, firma powinna zadbać o kontrolę dostępu, szyfrowanie, regularną konserwację oraz bezpieczne usunięcie danych przed sprzedażą, zwrotem po dzierżawie lub przekazaniem sprzętu do serwisu.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego warto zapytać, czy dany model ma dysk twardy, jaki jest jego typ, pojemność oraz jakie funkcje bezpieczeństwa oferuje. W małym biurze, które drukuje głównie proste dokumenty A4, dysk może mieć mniejsze znaczenie. W większej firmie, instytucji lub kancelarii będzie już istotnym elementem konfiguracji urządzenia.

Przy zakupie, wynajmie lub dzierżawie kserokopiarki należy zwrócić uwagę nie tylko na prędkość druku PPM, koszt strony czy wydajność tonera, ale również na obsługę danych zapisanych w urządzeniu. Dobrą praktyką jest ustalenie, czy umowa obejmuje czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia, wymianę dysku w razie awarii oraz procedury bezpieczeństwa stosowane przez serwis.

W serwisie dysk twardy może mieć znaczenie przy problemach z uruchamianiem urządzenia, błędami systemu, zawieszaniem się panelu dotykowego, utratą książki adresowej lub problemami z drukiem poufnym. Technik może wykonać diagnostykę, aktualizację oprogramowania, inicjalizację urządzenia albo wymianę nośnika. W przypadku firm z Wrocławia i Dolnego Śląska warto korzystać z serwisu, który rozumie zarówno techniczną stronę MFP, jak i wymagania dotyczące ochrony danych.

Na co zwrócić uwagę?

• Czy urządzenie ma HDD lub SSD i czy dysk jest szyfrowany.
• Czy możliwe jest automatyczne nadpisywanie danych po zakończeniu zadania.
• Czy MFP obsługuje wydruk poufny, uwierzytelnianie i druk podążający.
• Czy przed zwrotem urządzenia wykonywane jest czyszczenie pamięci.
• Czy serwis ma procedury dotyczące ochrony danych na dysku.

Powiązane pojęcia

• szyfrowanie dysku w MFP
• nadpisywanie danych na dysku urządzenia
• RODO a urządzenia drukujące