RODO a urządzenia drukujące

Czym jest RODO a urządzenia drukujące?

RODO a urządzenia drukujące to zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych przez drukarki, kserokopiarki, skanery i MFP.

Rozwinięcie eksperckie

RODO a urządzenia drukujące oznacza, że drukarka, kserokopiarka, skaner lub urządzenie wielofunkcyjne nie są tylko zwykłym sprzętem biurowym. W wielu firmach codziennie przechodzą przez nie faktury, umowy, dokumentacja kadrowa, korespondencja z klientami, dokumenty medyczne, dane uczniów, oferty handlowe czy skany dowodów tożsamości. Jeżeli znajdują się tam dane osobowe, urządzenie drukujące staje się elementem procesu przetwarzania danych.

W praktyce pytanie „RODO a drukarka i kserokopiarka co to jest?” dotyczy tego, jak bezpiecznie drukować, kopiować i skanować dokumenty, aby ograniczyć ryzyko przypadkowego ujawnienia informacji. Dane osobowe w urządzeniu wielofunkcyjnym mogą pojawić się nie tylko na papierze, ale też w pamięci urządzenia, na dysku twardym, w kolejce wydruku, książce adresowej, dzienniku zadań, historii skanowania lub plikach tymczasowych.

RODO nie wskazuje jednej konkretnej technologii, którą trzeba zastosować w każdej firmie. Wymaga jednak, aby administrator danych wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Oznacza to, że ochrona danych w druku powinna być dopasowana do rodzaju dokumentów, liczby użytkowników, sposobu pracy biura oraz poziomu ryzyka. Innych rozwiązań może potrzebować mała kancelaria, innych szkoła, przychodnia, dział księgowości, urząd administracji publicznej czy firma z rozproszonymi oddziałami.

Jak urządzenia drukujące mogą przetwarzać dane osobowe?

Najbardziej oczywistym momentem jest sam wydruk. Pracownik wysyła dokument do drukarki sieciowej, a następnie odbiera papier z tacy odbiorczej. Jeżeli wydruk leży długo przy urządzeniu, może go zobaczyć lub zabrać osoba nieuprawniona. Właśnie dlatego w firmach coraz częściej stosuje się wydruk poufny, druk podążający, kody PIN, karty zbliżeniowe do drukarki lub uwierzytelnianie przy panelu urządzenia.

Drugim obszarem jest skanowanie. RODO a skanowanie dokumentów ma szczególne znaczenie, gdy skany trafiają do e-maila, folderu sieciowego, chmury lub systemu obiegu dokumentów. Błędnie wpisany adres e-mail w książce adresowej urządzenia, zbyt szerokie uprawnienia do folderu albo brak kontroli nad plikami PDF mogą prowadzić do naruszenia poufności danych.

Trzecim elementem jest pamięć urządzenia. Nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne może posiadać dysk twardy, pamięć wewnętrzną, dziennik audytu wydruków, zapisane ustawienia użytkowników oraz historię zadań. Przy zwrocie sprzętu po wynajmie, dzierżawie lub leasingu istotne jest czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia, nadpisywanie danych na dysku urządzenia lub potwierdzenie, że serwis wykonał procedurę bezpiecznego usunięcia danych.

Zastosowanie w biurze

W biurze zasady RODO przy drukarkach i kserokopiarkach wpływają na codzienny obieg dokumentów. Dobrze skonfigurowane urządzenie zmniejsza ryzyko, że poufna umowa trafi do niewłaściwej osoby, skan zostanie wysłany na błędny adres, a dokumenty kadrowe będą leżeć bez nadzoru przy drukarce. To ważne nie tylko dla zgodności z przepisami, ale też dla reputacji firmy i bezpieczeństwa klientów.

Praktyczne działania obejmują m.in. nadawanie indywidualnych kont użytkowników, stosowanie kodów dostępu do drukowania, ograniczanie funkcji skanowania do wybranych osób, blokowanie zapisu na USB, szyfrowanie dysku w MFP, regularne aktualizacje oprogramowania oraz ustawienie automatycznego usuwania zadań z pamięci. W większych organizacjach przydatne jest oprogramowanie do zarządzania drukiem, które umożliwia monitoring wydruków, raportowanie kosztów druku per dział i tworzenie dziennika audytu wydruków.

RODO ma też wymiar organizacyjny. Sama nowoczesna drukarka nie wystarczy, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak z niej korzystać. Pomagają proste zasady: odbieranie dokumentów od razu po wydruku, nieudostępnianie kodów PIN, sprawdzanie adresata przed skanowaniem do e-maila, zamykanie podajników z dokumentami oraz zgłaszanie nietypowych komunikatów lub awarii do serwisu.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Przy zakupie, wynajmie lub dzierżawie drukarki warto sprawdzić, czy urządzenie obsługuje funkcje bezpieczeństwa zgodne z potrzebami firmy. Dla biura przetwarzającego wrażliwe dane znaczenie mogą mieć: wydruk poufny, uwierzytelnianie użytkowników, szyfrowanie dysku, nadpisywanie danych, ograniczenia dostępu do książki adresowej, obsługa LDAP lub integracja z siecią firmową. W przypadku urządzeń poleasingowych należy zapytać, czy poprzednie dane zostały skutecznie usunięte.

W modelu wynajmu lub dzierżawy istotne są również zapisy umowy. Warto ustalić, kto odpowiada za konfigurację zabezpieczeń, serwis, wymianę dysku, odbiór urządzenia po zakończeniu umowy oraz czyszczenie pamięci. Dobra praktyka to uwzględnienie procedury przy instalacji drukarki w biurze i przy zwrocie sprzętu. Ma to znaczenie zwłaszcza dla firm we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, które korzystają z lokalnego serwisu oraz oczekują szybkiej reakcji w razie awarii.

Z perspektywy serwisowej ważne jest, aby dostęp technika do urządzenia był kontrolowany, a zgłoszenie serwisowe nie prowadziło do niepotrzebnego ujawnienia dokumentów. Autoryzowany serwis powinien umieć wskazać, jakie dane mogą znajdować się w urządzeniu, jak zabezpiecza się nośniki oraz jak postępować z dyskiem przy naprawie, wymianie albo utylizacji sprzętu.

Powiązane pojęcia

• szyfrowanie dysku w MFP
• wydruk poufny
• czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia