wymiana tonera
Co to jest wymiana tonera?
Wymiana tonera to zastąpienie pustej lub prawie pustej kasety z tonerem nową kasetą, aby drukarka, kserokopiarka lub urządzenie wielofunkcyjne mogły dalej drukować.
Toner jest proszkiem wykorzystywanym w urządzeniach laserowych do tworzenia tekstu i obrazu na papierze. W przeciwieństwie do atramentu nie jest płynem. Kaseta z tonerem współpracuje z bębnem światłoczułym, zespołem utrwalającym i innymi elementami mechanizmu druku, dlatego należy stosować materiał zgodny z konkretnym modelem urządzenia.
Kiedy wymienić toner?
Najczęstszym sygnałem jest komunikat o niskim poziomie tonera lub braku tonera wyświetlany na panelu urządzenia, komputerze albo w systemie monitoringu floty drukującej. Warto jednak pamiętać, że komunikat „niski poziom tonera” nie zawsze oznacza konieczność natychmiastowej wymiany. Wiele drukarek może wykonać jeszcze od kilkudziesięciu do kilkuset stron, zależnie od modelu urządzenia i rodzaju drukowanych dokumentów.
Wymiana tonera jest potrzebna, gdy wydruki stają się wyraźnie blade, pojawiają się białe pasy, urządzenie zatrzymuje drukowanie albo wyświetla komunikat uniemożliwiający dalszą pracę. Problemy z jakością nie zawsze wynikają jednak z pustej kasety. Przyczyną mogą być również zużyty bęben światłoczuły, pełny pojemnik na zużyty toner, zabrudzenia wewnątrz urządzenia lub niewłaściwe ustawienia druku.
Jak wymienić toner w kserokopiarce lub drukarce?
Dokładna procedura zależy od producenta i modelu, ale wymiana tonera w większości urządzeń biurowych przebiega podobnie:
- sprawdź na panelu urządzenia, który kolor lub wkład wymaga wymiany;
- otwórz pokrywę serwisową wskazaną w instrukcji lub na ekranie dotykowym;
- wyjmij zużytą kasetę, trzymając ją poziomo i unikając rozsypania pozostałości tonera;
- rozpakuj nową kasetę, usuń zabezpieczenia i delikatnie nią poruszaj, jeśli zaleca to producent;
- włóż toner do właściwego gniazda, aż zostanie pewnie osadzony;
- zamknij pokrywę i zaczekaj, aż urządzenie rozpozna nowy wkład.
Nie należy dotykać bębna, styków elektronicznych ani rozsypywać proszku tonera. Jeśli toner dostanie się na odzież lub powierzchnię, najlepiej usunąć go suchą, miękką ściereczką. Do większych zabrudzeń należy użyć odkurzacza przeznaczonego do tonera lub drobnego pyłu z odpowiednim filtrem – nie zaleca się stosowania zwykłego odkurzacza domowego. Gorąca woda może utrwalić zabrudzenie, dlatego plamy z odzieży należy spłukiwać zimną wodą.
Wymiana tonera w biurze
W małym biurze wymianę tonera zwykle wykonuje pracownik administracyjny lub użytkownik drukarki. W firmach drukujących większe ilości dokumentów ważniejsze jest odpowiednie zaplanowanie zapasu materiałów eksploatacyjnych. Brak czarnego tonera w dniu wysyłki ofert, rozliczeń czy dokumentów dla klienta może zatrzymać pracę całego działu.
Dobrym rozwiązaniem jest kontrolowanie poziomów tonera zdalnie oraz utrzymywanie przynajmniej jednego wkładu zapasowego do najważniejszego urządzenia. Przy drukarkach kolorowych warto monitorować wszystkie kolory CMYK, ponieważ brak jednego tonera może blokować także druk monochromatyczny w części modeli.
W urządzeniach o większym miesięcznym wolumenie druku liczy się nie tylko cena kasety, lecz także jej wydajność. Deklarowana wydajność tonera jest najczęściej podawana zgodnie z normami ISO/IEC, zwykle przy uśrednionym pokryciu strony wynoszącym około 5%. Dokumenty z dużą liczbą wykresów, zdjęć, teł kolorowych lub intensywnych elementów firmowych zużywają toner szybciej.
Oryginalny toner, zamiennik czy toner regenerowany?
Przy wymianie można wybrać oryginalny toner producenta urządzenia, toner zamienny albo toner regenerowany. Oryginalny wkład zwykle zapewnia przewidywalną jakość, poprawne działanie chipa i zgodność z zaleceniami producenta. Jest szczególnie wskazany w urządzeniach pracujących intensywnie, drukujących materiały dla klientów lub objętych umową serwisową.
Zamiennik może obniżyć koszt wydruku A4, ale jego jakość i kompatybilność zależą od dostawcy. Słabej klasy kasety mogą powodować komunikaty błędów, nierówny druk, pylenie tonera albo szybsze zużywanie elementów urządzenia. Toner regenerowany to kaseta używana wcześniej, która została ponownie napełniona i – zależnie od procesu regeneracji – poddana czyszczeniu, testom lub wymianie wybranych elementów. Przed zakupem warto sprawdzić warunki gwarancji, politykę serwisową oraz rzeczywistą wydajność wkładu.
Wymiana tonera w dzierżawie urządzenia
Wymiana tonera w dzierżawie kserokopiarki lub drukarki często jest objęta opłatą za wydrukowaną stronę, a w niektórych umowach również stałą opłatą miesięczną. W modelu cost-per-copy (CPC) lub cost-per-page (CPP) dostawca zapewnia tonery, a często również części, robociznę i serwis. Firma nie musi samodzielnie zamawiać wkładów ani analizować, jaka kaseta pasuje do urządzenia.
W wielu umowach urządzenie automatycznie zgłasza niski poziom tonera do systemu dostawcy, a nowy wkład jest wysyłany przed całkowitym wyczerpaniem. Użytkownik wymienia go zgodnie z instrukcją albo, przy bardziej złożonych urządzeniach A3, korzysta ze wsparcia serwisowego. Zakres usługi warto potwierdzić w umowie dzierżawy: nie każdy pakiet obejmuje wszystkie materiały eksploatacyjne, dojazd technika lub urządzenia zastępcze.
Perspektywa zakupowa i serwisowa
Przed zakupem drukarki należy sprawdzić cenę, wydajność i dostępność tonerów, a nie kierować się wyłącznie ceną samego urządzenia. Tania drukarka z drogimi wkładami może generować wysoki koszt eksploatacji, zwłaszcza przy regularnym druku faktur, umów i materiałów szkoleniowych.
Przy wynajmie lub dzierżawie istotne jest, czy tonery są dostarczane automatycznie, kto odpowiada za ich wymianę oraz jaki jest czas reakcji serwisu, gdy urządzenie przestanie drukować. Firmy we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku mogą dodatkowo uwzględnić dostępność lokalnego serwisu oraz szybkość dostaw materiałów eksploatacyjnych.