MATERIAŁY EKSPLOATACYJNE

Materiały eksploatacyjne

Materiały eksploatacyjne to elementy i środki zużywające się podczas pracy drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego (MFP), np. toner, bęben i papier.

Rozwinięcie eksperckie

Materiały eksploatacyjne (często wpisywane też jako: „materiały eksploatacyjne co to jest”) to wszystko, co urządzenie zużywa, aby wydrukować, skopiować lub zeskanować dokumenty. Najważniejsze są te, które bezpośrednio wpływają na jakość wydruku i ciągłość pracy: toner (proszek lub tusz), bęben światłoczuły, developer, pas transferowy, fuser (zespół utrwalania), pojemnik na zużyty toner, a w prostszych urządzeniach także głowice (w atramentówkach). Do eksploatacji zalicza się również papier oraz nośniki specjalne (etykiety, folie, karton), choć w umowach najmu/dzierżawy papier zwykle jest po stronie klienta.

W praktyce „co obejmują materiały eksploatacyjne” zależy od technologii i modelu. W kserokopiarkach i MFP laserowych (np. Canon imageRUNNER ADVANCE) część elementów ma charakter okresowy: zużywa się po określonej liczbie stron (przebieg kserokopiarki) i wymaga wymiany w ramach serwisu lub przeglądu. Inne elementy wymieniasz samodzielnie (np. toner), a jeszcze inne w ramach naprawy lub konserwacji prewencyjnej.

Kluczowe jest to, że materiały eksploatacyjne mają bezpośredni wpływ na: koszt strony, stabilność działania (ryzyko przestojów), jakość wydruku (kontrast, tło, pasy), a czasem także na funkcje (np. duplex przy źle dobranym papierze może powodować zacięcia). W firmach, które intensywnie drukują, dobór i logistyka eksploatacji są jednym z głównych składników TCO drukarki (całkowitego kosztu posiadania).

Zastosowanie w biurze

W codziennej pracy biura materiały eksploatacyjne decydują o tym, czy drukowanie jest „niewidoczne” (działa zawsze), czy staje się źródłem przestojów, nerwów i nieplanowanych kosztów. Gdy w firmie drukuje wiele osób, najczęstsze problemy wynikają z: kończącego się tonera bez zapasu, źle dobranego papieru (zacięcia, pylenie), oraz zużycia elementów okresowych, które nie były wymienione na czas.

Dlatego w dobrze zorganizowanym środowisku biurowym warto:

• ustalić standardy papieru (format, gramatura, klasa) i trzymać się jednego/dwóch sprawdzonych typów,
• kontrolować limit wydruków (jeśli obowiązuje w umowie) i planować większe kampanie drukowe,
• monitorować poziomy tonera i przewidywany przebieg elementów serwisowych,
• pilnować jakości skanowania (np. skanowanie do e-maila) – zabrudzony skaner lub zużyte rolki ADF też „eksploatują się” w praktyce.

W biurach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, gdzie często liczy się szybka dostępność serwisu i materiałów, model rozliczania eksploatacji bywa ważniejszy niż sama cena urządzenia. Szczególnie dotyczy to MFP w sekretariatach, działach księgowych oraz punktach obsługi klienta, gdzie brak wydruku oznacza realny przestój pracy.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Przed zakupem albo przy decyzji „zakup czy wynajem drukarki” warto ocenić, jak będą rozliczane i dostarczane materiały eksploatacyjne. W zakupie na własność ponosisz pełny koszt tonera i części okresowych, a ich ceny oraz dostępność mają ogromny wpływ na TCO drukarki. Przykładowo, wybór między oryginałem a zamiennikiem (np. oryginalny toner Canon) to nie tylko kwestia ceny, ale też stabilności jakości, ryzyka reklamacji i potencjalnego wpływu na gwarancję lub żywotność podzespołów.

W modelach usługowych (wynajem drukarki, dzierżawa drukarki, leasing drukarki) często spotkasz rozliczenie „koszt strony” albo tzw. klik serwisowy. Oznacza to, że płacisz miesięczną opłatę za najem oraz stawkę za stronę, a w ramach tej stawki dostawca zapewnia tonery i zwykle także część elementów serwisowych. Warto dopytać o szczegóły, bo „tonery i bębny w dzierżawie” nie zawsze oznaczają identyczny zakres w każdej umowie.

Na etapie umowy sprawdź zwłaszcza:

• czy materiały eksploatacyjne są wliczone w koszt strony / klik serwisowy,
• czy obowiązuje limit wydruków i jak rozliczana jest nadwyżka wydruków,
• jaki jest minimalny okres najmu oraz warunki zakończenia,
• czy w cenie jest serwis w cenie dzierżawy, przegląd okresowy kserokopiarki i konserwacja prewencyjna,
• jak wygląda SLA serwisowe i czas reakcji serwisu (to ważne, gdy urządzenie jest krytyczne dla pracy biura),
• czy dostawca zapewnia instalację drukarki w biurze i szkolenie z obsługi urządzenia.

W praktyce „eksploatacja drukarki w abonamencie” najczęściej jest wygodniejsza w firmach o zmiennym obciążeniu lub tam, gdzie liczy się przewidywalność kosztów. Natomiast zakup może mieć sens przy niskich wolumenach lub gdy firma chce samodzielnie zarządzać zakupami materiałów. Przy sprzęcie używanym (drukarka poleasingowa, kserokopiarka poleasingowa) szczególnie ważna jest ocena realnego przebiegu kserokopiarki oraz dostępności części i materiałów – bo to one decydują, czy oszczędność na zakupie nie „wróci” w serwisie.

W przypadku urządzeń specjalistycznych, jak ploter wielkoformatowy, eksploatacja to często osobna pozycja budżetowa (nośniki, atramenty/tonery, głowice), a wybór dostawcy materiałów wpływa na powtarzalność kolorów, odporność wydruków i stabilność pracy.

Powiązane pojęcia

• klik serwisowy
• koszt strony
• TCO drukarki