poziomy bezpieczeństwa niszczarek (P-1–P-7)
Co to są poziomy bezpieczeństwa niszczarek (P-1 – P-7)?
Poziomy bezpieczeństwa niszczarek P-1 – P-7 określają, jak małe fragmenty powstają po zniszczeniu dokumentu papierowego oraz jak trudne jest odtworzenie informacji z takich fragmentów.
Jak działają poziomy bezpieczeństwa niszczarek?
Stopień bezpieczeństwa niszczenia papieru oznacza się literą P oraz cyfrą od 1 do 7. Im wyższa cyfra, tym mniejsze są ścinki papieru i tym większą ochronę przed odtworzeniem informacji zapewnia urządzenie.
Klasyfikację określa norma DIN 66399, stosowana przy doborze niszczarek m.in. do biur, instytucji, kancelarii, placówek medycznych i firm przetwarzających dane osobowe. Norma obejmuje nie tylko papier, lecz także inne nośniki danych, dla których używa się odrębnych oznaczeń, np. O dla nośników optycznych, T dla nośników magnetycznych czy H dla dysków twardych.
Poziom P określa maksymalne wymiary ścinków papieru. W zależności od poziomu norma wskazuje maksymalną szerokość pasków albo maksymalną powierzchnię cząstek. Niszczarki tnące na ścinki zapewniają zasadniczo wyższą ochronę niż urządzenia tnące wyłącznie na paski, ponieważ odtworzenie dokumentu z małych fragmentów jest znacznie trudniejsze.
Poziomy P-1 – P-7 – co oznaczają w praktyce?
- P-1 – podstawowy poziom do dokumentów ogólnych, które nie zawierają istotnych danych. Może być stosowany do notatek roboczych, wydruków testowych i nieaktualnych materiałów informacyjnych.
- P-2 – podstawowa ochrona dla dokumentów wewnętrznych o niewielkim znaczeniu. Może sprawdzić się przy materiałach, które nie zawierają danych osobowych, haseł, informacji finansowych ani danych klientów.
- P-3 – poziom odpowiedni dla dokumentów poufnych o standardowym stopniu wrażliwości, np. korespondencji handlowej, ofert, list kontaktowych czy części dokumentacji pracowniczej.
- P-4 – poziom często wybierany do dokumentów firmowych zawierających dane osobowe lub informacje poufne. Może być stosowany przy niszczeniu faktur, umów, danych kontrahentów, dokumentów kadrowych oraz wydruków z systemów firmowych.
- P-5 – wysoki poziom ochrony przeznaczony do dokumentów zawierających dane wrażliwe lub informacje wymagające szczególnej poufności, np. dane płacowe, dokumentację medyczną, informacje bankowe, dokumenty prawne lub dane klientów.
- P-6 – bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa, stosowany przede wszystkim w organizacjach przetwarzających informacje wymagające szczególnej ochrony, w tym dokumenty objęte wysokimi wymaganiami bezpieczeństwa.
- P-7 – najwyższy poziom bezpieczeństwa niszczenia papieru według DIN 66399. Jest przeznaczony dla dokumentów o najwyższej klauzuli poufności, w przypadku których ryzyko odtworzenia informacji powinno zostać ograniczone do minimum.
Jaki poziom P do dokumentów firmowych wybrać?
Dla wielu firm dobrym standardem będzie niszczarka o poziomie P-4. Taki poziom może odpowiadać potrzebom biur niszczących faktury, umowy, dane kontrahentów, dokumenty kadrowe, zestawienia finansowe oraz wydruki z systemów firmowych.
Jeżeli firma przetwarza szczególnie wrażliwe dane, np. numery PESEL, dane medyczne, informacje o wynagrodzeniach, dane bankowe lub dokumentację prawną, warto rozważyć poziom P-5.
Należy pamiętać, że przepisy RODO nie wskazują jednego obowiązkowego poziomu P dla wszystkich organizacji. Administrator danych powinien dobrać sposób niszczenia dokumentów do rodzaju danych, ryzyka ich ujawnienia oraz przyjętych procedur bezpieczeństwa. Sam wybór niszczarki P-4 lub P-5 nie stanowi automatycznego potwierdzenia zgodności z RODO, ale może być elementem właściwie wdrożonych środków ochrony danych.
Poziomy P-6 i P-7 są stosowane rzadziej. Mogą być wymagane przez wewnętrzne procedury bezpieczeństwa, specyfikę działalności organizacji lub zasady dotyczące informacji niejawnych.
Zastosowanie w biurze
Dobór odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa niszczarki wpływa na ochronę informacji w firmie. Nawet organizacje korzystające z elektronicznego obiegu dokumentów nadal drukują umowy, raporty, potwierdzenia, dokumenty księgowe oraz materiały zawierające dane klientów.
Dokument wyrzucony do zwykłego kosza może zostać odczytany lub wykorzystany przez nieuprawnione osoby. Dlatego niszczenie wydruków powinno być częścią codziennej polityki bezpieczeństwa informacji.
W biurze ważna jest również wydajność urządzenia, w tym:
- liczba jednorazowo niszczonych kartek,
- pojemność kosza,
- czas ciągłej pracy,
- poziom hałasu,
- możliwość niszczenia zszywek i spinaczy,
- możliwość niszczenia kart plastikowych, płyt CD/DVD lub innych nośników danych.
Warto sprawdzić te funkcje w specyfikacji konkretnego modelu. Nie każda niszczarka przeznaczona do papieru może bezpiecznie niszczyć karty, płyty lub nośniki elektroniczne, a do ich niszczenia mogą obowiązywać inne poziomy bezpieczeństwa niż P.
Model P-4 o zbyt małym koszu może powodować kolejki i częste opróżnianie urządzenia. Z kolei niszczarki P-6 i P-7 zwykle pracują wolniej oraz są przeznaczone do niszczenia mniejszych ilości dokumentów o wysokim stopniu poufności.
Perspektywa zakupowa i serwisowa
Przy zakupie niszczarki warto najpierw ustalić:
- jakie rodzaje dokumentów będą niszczone,
- czy zawierają dane osobowe lub dane szczególnie wrażliwe,
- ile osób będzie korzystać z urządzenia,
- jaki jest przewidywany wolumen dokumentów,
- czy konieczne jest niszczenie innych nośników niż papier.
Do stanowiska jednej osoby może wystarczyć kompaktowa niszczarka P-3 lub P-4. Dla działu księgowości, recepcji, sekretariatu albo większego biura lepszym rozwiązaniem może być wydajny model P-4 lub P-5, wyposażony w większy kosz i przystosowany do dłuższej pracy.
W firmach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, które modernizują flotę drukującą lub wdrażają urządzenia wielofunkcyjne, warto równocześnie uporządkować zasady niszczenia wydruków. Niszczarka powinna znajdować się blisko miejsc, w których powstają dokumenty poufne, a pracownicy powinni wiedzieć, które dokumenty i nośniki można umieszczać w urządzeniu.
Konserwację należy prowadzić zgodnie z instrukcją producenta. W zależności od modelu może być wymagane okresowe oliwienie mechanizmu lub stosowanie specjalnych arkuszy konserwujących. Należy także unikać wkładania zbyt dużej liczby kartek oraz usuwać zacięcia zgodnie z zaleceniami producenta. Takie działania pomagają wydłużyć żywotność urządzenia i ograniczyć potrzebę serwisu.