polityka druku w firmie

Czym jest polityka druku w firmie?

Polityka druku w firmie to zbiór zasad określających, kto, co, gdzie i w jaki sposób może drukować, kopiować oraz skanować dokumenty.

Rozwinięcie eksperckie

Polityka druku w firmie, często określana także jako print policy, to praktyczny regulamin i zestaw ustawień technicznych, które porządkują korzystanie z drukarek, kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych w organizacji. Obejmuje zarówno zasady drukowania w organizacji, jak i konkretne reguły druku dla pracowników: domyślny druk dwustronny, druk monochromatyczny, limity stron, dostęp do koloru, wydruk poufny, uwierzytelnianie przy urządzeniu czy raportowanie kosztów według działów.

W dobrze zaprojektowanej polityce druku nie chodzi o samo ograniczanie pracowników. Jej celem jest uporządkowanie obiegu dokumentów, zmniejszenie kosztów wydruków, poprawa bezpieczeństwa danych oraz lepsze wykorzystanie floty drukującej. W praktyce polityka druku odpowiada na pytania: które dokumenty powinny być drukowane, kto może drukować w kolorze, czy wydruki mają być odbierane po zalogowaniu przy urządzeniu, jak długo dokument czeka w kolejce wydruku oraz jakie urządzenia są przeznaczone do dużych nakładów.

Polityka druku może mieć formę prostych zasad opisanych w regulaminie biura, ale w większych firmach najczęściej jest wspierana przez oprogramowanie do zarządzania drukiem. Takie rozwiązanie pozwala automatycznie egzekwować ustawienia, np. kierować duże zadania na wydajną kserokopiarkę A3, blokować nieautoryzowany druk kolorowy albo wymagać kodu PIN lub karty zbliżeniowej przy odbiorze dokumentu.

Zastosowanie w biurze

W codziennej pracy biura polityka druku wpływa na koszty, bezpieczeństwo i wygodę użytkowników. Bez ustalonych zasad pracownicy często drukują jednostronnie, w kolorze lub na niewłaściwym urządzeniu, co zwiększa zużycie papieru, tonerów i części eksploatacyjnych. W firmach, szkołach, punktach usługowych czy instytucjach publicznych różnice te mogą być bardzo widoczne już po kilku miesiącach.

Najczęściej stosowane elementy polityki druku to domyślne ustawienia oszczędne, takie jak druk dwustronny automatyczny, druk mono dla dokumentów wewnętrznych, druk N-up, czyli kilka stron na jednym arkuszu, oraz limity wydruków na użytkownika lub dział. W organizacjach, które przetwarzają dane osobowe, ważny jest także wydruk poufny. Dokument trafia wtedy do kolejki, ale zostaje wydrukowany dopiero po uwierzytelnieniu pracownika przy panelu urządzenia, np. kodem PIN lub kartą.

Polityka druku wspiera również kontrolę nad obiegiem dokumentów. Raportowanie kosztów druku per dział pozwala sprawdzić, które zespoły generują największe zużycie i czy wynika ono z realnych potrzeb, czy z braku zasad. Dobrze ustawiona flota drukująca ogranicza także przestoje, bo pracownicy korzystają z urządzeń dopasowanych do zadań: drukarka A4 obsługuje szybkie dokumenty biurowe, a urządzenie wielofunkcyjne A3 większe pakiety, kopiowanie dwustronne i skanowanie do folderu sieciowego.

W firmach działających we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku polityka druku bywa wdrażana przy okazji wymiany sprzętu, uruchomienia nowej siedziby, centralizacji zakupów lub przejścia na wynajem urządzeń. To dobry moment, aby przeanalizować miesięczny wolumen druku, liczniki wydruków, koszt strony oraz rzeczywiste potrzeby użytkowników.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Polityka druku ma duże znaczenie przy wyborze drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. Jeżeli firma chce kontrolować koszty i bezpieczeństwo, warto zwrócić uwagę nie tylko na prędkość druku PPM czy wydajność tonera, ale także na funkcje administracyjne. Istotne mogą być: uwierzytelnianie użytkowników, obsługa kart zbliżeniowych, wydruk poufny, dziennik audytu wydruków, możliwość integracji z siecią firmową oraz zgodność z oprogramowaniem do zarządzania drukiem.

Przy wynajmie lub dzierżawie drukarki polityka druku pomaga dobrać właściwy model rozliczenia. Jeśli znany jest limit wydruków, koszt strony i przewidywany miesięczny wolumen druku, łatwiej porównać oferty i uniknąć nadwyżek. W umowach typu cost-per-copy lub przy klikach serwisowych dobrze zaprojektowane reguły druku dla pracowników ograniczają niepotrzebne strony, a tym samym zmniejszają faktury za eksploatację.

Z perspektywy serwisu polityka druku pozwala lepiej planować konserwację urządzeń. Jeśli jedno urządzenie jest przeciążone, a inne prawie nieużywane, szybciej zużywają się rolki pobierające papier, zespół utrwalający, bęben światłoczuły lub kasety z tonerem. Monitoring wydruków i raporty z liczników pomagają rozłożyć pracę na kilka urządzeń, dopasować harmonogram przeglądów oraz ograniczyć awarie wynikające z nadmiernego obciążenia.

Warto wdrożyć politykę druku szczególnie wtedy, gdy firma ma więcej niż jedno urządzenie, wielu użytkowników, częsty druk kolorowy, dokumenty poufne lub rosnące koszty materiałów eksploatacyjnych. To rozwiązanie przydatne zarówno przed zakupem sprzętu, jak i podczas wynajmu, dzierżawy, leasingu czy modernizacji floty drukującej.

Powiązane pojęcia

• monitoring wydruków
• kwoty wydruków na pracownika
• oprogramowanie do zarządzania drukiem