karta zbliżeniowa do drukarki

Co to jest karta zbliżeniowa do drukarki?

Karta zbliżeniowa do drukarki to identyfikator RFID/NFC, który pozwala zalogować użytkownika przy urządzeniu i odebrać jego wydruki.

Rozwinięcie eksperckie

Karta zbliżeniowa do drukarki jest elementem systemu uwierzytelniania użytkowników przy drukarce, kserokopiarce lub urządzeniu wielofunkcyjnym MFP. W praktyce działa podobnie jak karta wejściowa do biura: pracownik przykłada ją do czytnika przy panelu urządzenia, a system rozpoznaje jego konto. Dzięki temu może skorzystać z funkcji drukowania, kopiowania, skanowania lub faksowania zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

Najczęściej wykorzystywane są karty RFID, NFC albo breloki zbliżeniowe. Mogą to być osobne karty wydane wyłącznie do obsługi druku, ale często firmy wykorzystują te same identyfikatory, które służą do kontroli dostępu do budynku. Warunkiem jest zgodność technologii karty z czytnikiem zamontowanym przy urządzeniu oraz z oprogramowaniem do zarządzania drukiem.

Logowanie kartą RFID do MFP ma znaczenie przede wszystkim tam, gdzie z urządzeń korzysta wielu pracowników. Bez takiego rozwiązania wydruki trafiają od razu na tacę odbiorczą, co zwiększa ryzyko pomyłek, pozostawienia dokumentów poufnych lub niekontrolowanego zużycia papieru i tonera. Po wdrożeniu autoryzacji kartą przy kserokopiarce użytkownik najpierw wysyła dokument do kolejki, a następnie odbiera go dopiero po przyłożeniu karty do czytnika.

Tak działa między innymi druk zwalniany kartą, nazywany także drukiem poufnym lub drukiem podążającym. Dokument nie zostaje wydrukowany natychmiast po kliknięciu „drukuj”, tylko czeka w systemie. Pracownik może podejść do dowolnego urządzenia objętego systemem, zalogować się kartą i wybrać zadanie do wydruku. To wygodne w większych biurach, szkołach, urzędach, placówkach medycznych i firmach z kilkoma działami.

Zastosowanie w biurze

Karta zbliżeniowa do drukarki porządkuje obieg dokumentów i ogranicza przypadkowe wydruki. Jeżeli pracownik wyśle dokument z błędem, ale nie podejdzie do urządzenia, zadanie może zostać automatycznie usunięte po określonym czasie. Firma nie ponosi wtedy kosztu niepotrzebnego wydruku. W skali miesiąca może to realnie zmniejszyć zużycie papieru, tonerów i energii.

Ważną korzyścią jest bezpieczeństwo informacji. Wydruki kadrowe, finansowe, oferty handlowe, umowy czy dokumenty zawierające dane osobowe nie leżą na tacy odbiorczej dostępnej dla przypadkowych osób. Użytkownik odbiera je osobiście po autoryzacji kartą. To istotne w kontekście RODO, polityki bezpieczeństwa informacji oraz wewnętrznych procedur firmowych.

System kart pozwala również kontrolować koszty druku. Administrator może przypisać limity, kody działów, uprawnienia do druku kolorowego albo dostęp wyłącznie do wybranych funkcji urządzenia. Przykładowo dział księgowości może mieć dostęp do skanowania do folderu sieciowego, dział sprzedaży do druku kolorowego, a użytkownicy tymczasowi tylko do wydruku mono. Takie ustawienia pomagają wdrożyć politykę druku w firmie bez ręcznego pilnowania każdego urządzenia.

W biurach z kilkoma drukarkami karta zbliżeniowa wspiera druk podążający. Pracownik nie musi wybierać konkretnej drukarki przy biurku. Wysyła dokument do wspólnej kolejki, a następnie odbiera go tam, gdzie akurat jest najbliżej lub gdzie urządzenie jest dostępne. Zmniejsza to kolejki przy jednej kserokopiarce i poprawia wygodę pracy.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Karta zbliżeniowa do drukarki ma znaczenie już na etapie wyboru urządzenia, wynajmu drukarki lub dzierżawy kserokopiarki. Nie każde urządzenie automatycznie obsługuje czytniki kart i zaawansowane logowanie użytkowników. Warto sprawdzić, czy wybrany model MFP ma możliwość integracji z czytnikiem RFID/NFC, systemem katalogowym firmy, na przykład Active Directory, oraz oprogramowaniem do zarządzania drukiem.

Przy zakupie lub wynajmie urządzenia należy ustalić, czy czytnik kart jest w cenie, czy wymaga dodatkowego modułu. Ważne jest też, czy firma posiada już karty pracownicze i czy można je wykorzystać do logowania przy drukarce. W przeciwnym razie trzeba przewidzieć koszt nowych kart, konfiguracji użytkowników oraz testów zgodności.

W przypadku dzierżawy urządzeń biurowych warto zapytać, czy dostawca zapewnia instalację czytników, konfigurację uprawnień, szkolenie użytkowników i wsparcie serwisowe. Dobrze wdrożony system powinien działać prosto: pracownik przykłada kartę, wybiera funkcję i odbiera dokument. Jeśli logowanie jest zbyt skomplikowane, użytkownicy szybko zaczną szukać obejść, co osłabi sens całego rozwiązania.

Z perspektywy serwisu ważna jest diagnostyka problemów z kartą i czytnikiem. Typowe zgłoszenia dotyczą sytuacji, w których karta nie jest rozpoznawana, użytkownik nie widzi swoich zadań w kolejce albo po wymianie urządzenia trzeba ponownie przypisać czytnik do systemu. W firmach obsługiwanych we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku takie wdrożenia często łączy się z przeglądem floty drukującej, konfiguracją sieciową i uporządkowaniem kosztów wydruku per dział.

Karta zbliżeniowa nie jest rozwiązaniem potrzebnym w każdym biurze. W małej firmie z jedną drukarką i kilkoma osobami może wystarczyć zwykły druk poufny z kodem PIN. Jednak w organizacjach, gdzie liczy się bezpieczeństwo, rozliczanie kosztów, kontrola dostępu i wygoda pracy wielu użytkowników, autoryzacja kartą przy kserokopiarce jest jednym z najbardziej praktycznych dodatków do nowoczesnego MFP.

Powiązane pojęcia

• uwierzytelnianie przy drukarce
• druk podążający
• oprogramowanie do zarządzania drukiem