dziennik audytu wydruków

Co to jest dziennik audytu wydruków?

Dziennik audytu wydruków to rejestr zadań druku pokazujący, kto, kiedy, co i na jakim urządzeniu wydrukował, skopiował lub zeskanował.

Rozwinięcie eksperckie

Dziennik audytu wydruków, często określany też jako audit log w drukarce, to zapis aktywności użytkowników korzystających z drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. W praktyce jest to elektroniczna historia operacji wykonywanych na urządzeniu: wydruków, kopii, skanów, logowań, błędów, zmian ustawień oraz prób dostępu do funkcji administracyjnych.

Najprostszy rejestr zadań druku pokazuje datę, godzinę, nazwę użytkownika, nazwę komputera, liczbę stron, tryb mono lub kolor, format papieru oraz nazwę dokumentu. Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają śledzenie kto co wydrukował, z jakiego działu pochodzi koszt, czy zadanie zostało zrealizowane jako wydruk poufny, czy anulowane oraz czy użytkownik przekroczył przypisany limit wydruków.

Dziennik audytu może być dostępny bezpośrednio w panelu administracyjnym urządzenia, w interfejsie WWW drukarki sieciowej albo w oprogramowaniu do zarządzania drukiem. W większych firmach dane z wielu urządzeń trafiają do jednego systemu, co pozwala analizować całą flotę drukującą, a nie tylko pojedynczą drukarkę w sekretariacie czy kserokopiarkę na korytarzu.

Warto odróżnić dziennik audytu od zwykłego licznika wydruków. Licznik pokazuje, ile stron wykonało urządzenie, natomiast dziennik audytu wskazuje kontekst: kto drukował, kiedy, w jakim trybie i na jakich zasadach. To ważne szczególnie tam, gdzie koszty druku są rozliczane na działy, projekty, pracowników lub klientów.

Zastosowanie w biurze

W codziennej pracy biura dziennik audytu wydruków pomaga uporządkować obieg dokumentów i ograniczyć niekontrolowane koszty. Jeśli firma zauważa rosnące zużycie tonerów, papieru lub częste przekroczenia miesięcznego wolumenu druku, raport z audytu pozwala sprawdzić, gdzie rzeczywiście powstają koszty. Dzięki temu łatwiej zdecydować, czy potrzebna jest zmiana polityki druku, ustawienie druku dwustronnego jako domyślnego, ograniczenie koloru albo wdrożenie kodów dostępu do drukowania.

Dziennik audytu ma też znaczenie organizacyjne. W firmach, szkołach, urzędach, kancelariach czy placówkach medycznych pozwala ustalić, kto drukował lub skanował określone dokumenty. Nie chodzi wyłącznie o kontrolę pracowników, ale także o bezpieczeństwo informacji. Jeśli w urządzeniu wielofunkcyjnym przetwarzane są umowy, dane osobowe, dokumenty kadrowe lub dokumentacja finansowa, historia operacji może pomóc w wyjaśnieniu incydentu i ograniczeniu ryzyka naruszenia poufności.

W połączeniu z uwierzytelnianiem przy drukarce, kartą zbliżeniową do drukarki lub drukiem podążającym dziennik audytu staje się elementem bezpiecznego środowiska druku. Użytkownik musi się zidentyfikować przed odebraniem dokumentu, a system zapisuje zdarzenie w logu. Ogranicza to sytuacje, w których wydruki zostają na tacy odbiorczej i trafiają w niepowołane ręce.

Dla firm z Wrocławia i Dolnego Śląska, które obsługują kilka oddziałów lub pracują hybrydowo, centralny audit log w drukarce może ułatwić zarządzanie urządzeniami w różnych lokalizacjach. Administrator lub opiekun serwisowy widzi, które urządzenia są najbardziej obciążone, gdzie pojawiają się błędy i czy użytkownicy korzystają z funkcji zgodnie z założeniami.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Dziennik audytu wydruków warto uwzględnić już na etapie wyboru drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. W małym biurze wystarczy czasem podstawowy rejestr dostępny w panelu urządzenia. W średniej lub dużej firmie lepszym rozwiązaniem może być urządzenie zgodne z oprogramowaniem do zarządzania drukiem, które oferuje raportowanie kosztów druku per dział, kwoty wydruków na pracownika i integrację z siecią firmową.

Przy zakupie lub wynajmie urządzenia warto zapytać, czy dany model zapisuje historię wydruków, jak długo przechowuje dane, czy umożliwia eksport raportów oraz czy obsługuje uwierzytelnianie użytkowników. Ma to znaczenie szczególnie przy umowach rozliczanych według kosztu strony, modelu cost-per-copy lub tam, gdzie obowiązuje limit wydruków i naliczana jest nadwyżka wydruków.

W dzierżawie lub wynajmie kserokopiarki dziennik audytu pomaga również w kontroli poprawności rozliczeń. Dane z urządzenia mogą wspierać analizę liczników, zużycia materiałów eksploatacyjnych i rzeczywistego obciążenia sprzętu. Jeżeli firma regularnie przekracza zakładany wolumen, raport z audytu może wskazać, czy problemem jest zbyt mała wydajność urządzenia, brak zasad druku, czy po prostu źle dobrany pakiet w umowie.

Z perspektywy serwisu dziennik audytu bywa przydatny przy diagnozowaniu problemów. Informacje o błędach, anulowanych zadaniach, przeciążeniu kolejki wydruku lub nietypowych ustawieniach pomagają szybciej ustalić źródło awarii. Serwisant może sprawdzić, czy problem wynika z urządzenia, sterownika drukarki, sieci, pliku użytkownika czy sposobu eksploatacji. Przy zdalnej diagnostyce urządzenia takie dane skracają czas reakcji serwisu i ułatwiają przywrócenie pracy biura.

Warto pamiętać, że dziennik audytu dotyczy danych o aktywności użytkowników, dlatego powinien być skonfigurowany zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy i przepisami dotyczącymi ochrony danych. Administrator powinien określić, kto ma dostęp do raportów, jak długo są przechowywane oraz czy przed zwrotem urządzenia w najmie lub leasingu konieczne jest czyszczenie pamięci i nadpisywanie danych na dysku urządzenia.

Powiązane pojęcia

• monitoring wydruków
• uwierzytelnianie przy drukarce
• RODO a urządzenia drukujące