raportowanie kosztów druku per dział

Co to jest raportowanie kosztów druku per dział?

Raportowanie kosztów druku per dział to przypisywanie kosztów wydruków, kopii i skanów do konkretnych działów firmy.

Rozwinięcie eksperckie

Raportowanie kosztów druku per dział polega na zbieraniu danych z drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz przypisywaniu ich do określonych jednostek organizacyjnych, takich jak księgowość, administracja, sprzedaż, HR, magazyn czy dział projektowy. W praktyce oznacza to, że firma wie nie tylko, ile stron wydrukowano łącznie, ale także kto, gdzie, kiedy i w jakim celu generuje największe koszty.

Jeśli ktoś pyta: raportowanie kosztów druku per dział co to jest, najprostsza odpowiedź brzmi: jest to sposób kontrolowania i rozliczania wydruków wewnątrz organizacji. System może uwzględniać wydruki czarno-białe i kolorowe, format A4 i A3, druk jednostronny i dwustronny, kopie, skany oraz koszty materiałów eksploatacyjnych. Dane są zwykle pobierane z liczników urządzeń, oprogramowania do zarządzania drukiem lub systemu autoryzacji użytkowników przy urządzeniu.

W bardziej rozbudowanych wdrożeniach raport kosztów druku w firmie może obejmować także koszty druku na dział i projekt. Ma to znaczenie np. w biurach projektowych, kancelariach, firmach budowlanych, szkołach, instytucjach publicznych i organizacjach, w których wydruki są częścią kosztów obsługi klienta, realizacji zlecenia albo dokumentacji wewnętrznej.

Zastosowanie w biurze

Najważniejszą korzyścią jest przejrzystość. Bez raportowania firma widzi najczęściej tylko fakturę za toner, papier, dzierżawę urządzenia lub klik serwisowy. Nie wie jednak, czy koszty generuje cały zespół równomiernie, czy jeden dział drukuje znacznie więcej niż pozostałe. Raportowanie kosztów druku per dział pozwala ustalić, gdzie powstają realne wydatki i czy są one uzasadnione.

Dzięki takim raportom można wdrożyć rozliczanie wydruków między działami, centrami kosztów lub projektami. Przykładowo dział handlowy może mieć osobny limit wydruków, a dział techniczny inny, bo drukuje dokumentację, rysunki lub oferty wielostronicowe. W firmach pracujących projektowo koszty wydruków można przypisywać do konkretnego zlecenia, klienta lub kontraktu.

Raportowanie pomaga też ograniczać niepotrzebny druk. Jeżeli raport pokazuje dużą liczbę kolorowych wydruków w dziale, który nie potrzebuje ich do codziennej pracy, można ustawić domyślny druk mono, wymusić duplex albo wprowadzić kody dostępu do drukowania. W wielu biurach już sama świadomość monitorowania wydruków zmniejsza liczbę przypadkowych i zbędnych stron.

W codziennej pracy raporty wspierają także planowanie budżetu. Osoba odpowiedzialna za administrację może przewidzieć zapotrzebowanie na papier, tonery, serwis oraz miesięczny wolumen druku. To szczególnie ważne przy większej flocie drukującej, gdzie kilka urządzeń wielofunkcyjnych pracuje w różnych działach, lokalizacjach lub oddziałach firmy.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Raportowanie kosztów druku per dział warto uwzględnić już na etapie wyboru drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. Nie każde urządzenie oferuje takie same możliwości kontroli użytkowników, liczników i eksportu danych. W małym biurze wystarczy czasem podstawowy licznik wydruków, ale w średniej lub większej firmie potrzebne może być oprogramowanie do zarządzania drukiem, integracja z siecią firmową, autoryzacja kartą zbliżeniową albo przypisywanie użytkowników do działów.

Przy wynajmie, dzierżawie lub leasingu urządzenia raportowanie pomaga ocenić, czy wybrany model rozliczeń jest opłacalny. Jeżeli umowa opiera się na koszcie strony lub modelu cost-per-copy, dane z raportów pokazują, które działy generują największy koszt i czy limit wydruków jest dobrze dobrany. Ułatwia to negocjowanie warunków umowy, planowanie nadwyżek oraz wybór urządzenia o odpowiedniej wydajności.

Z punktu widzenia serwisu raporty są przydatne również do diagnozy obciążenia sprzętu. Jeżeli konkretna kserokopiarka w dziale administracji ma znacznie wyższy przebieg niż pozostałe urządzenia, może wymagać częstszych przeglądów, szybszej wymiany materiałów eksploatacyjnych albo zastąpienia modelem o większym cyklu pracy. To pozwala ograniczyć awarie i lepiej dopasować SLA serwisowe do realnego sposobu użytkowania.

W firmach z Wrocławia i Dolnego Śląska, które obsługują wiele zespołów, oddziałów lub punktów usługowych, raportowanie kosztów druku jest szczególnie pomocne przy porządkowaniu floty urządzeń. Pozwala zdecydować, czy lepszy będzie zakup jednego większego urządzenia wielofunkcyjnego, wynajem kilku drukarek sieciowych, czy wdrożenie Managed Print Services z centralnym monitoringiem wydruków.

Warto zwrócić uwagę także na bezpieczeństwo danych. Raportowanie wydruków nie powinno naruszać zasad RODO ani ujawniać treści dokumentów. Dobrze wdrożony system pokazuje koszty, wolumeny, działy i użytkowników, ale nie przechowuje niepotrzebnie zawartości drukowanych plików. Przy wdrożeniu należy ustalić politykę dostępu do raportów, zakres danych oraz osoby odpowiedzialne za analizę kosztów.

Powiązane pojęcia

• monitoring wydruków
• oprogramowanie do zarządzania drukiem
• kwoty wydruków na pracownika