oprogramowanie do zarządzania drukiem

Co to jest oprogramowanie do zarządzania drukiem?

Oprogramowanie do zarządzania drukiem to system kontroli, rozliczania i zabezpieczania wydruków w firmowej flocie drukarek.

Rozwinięcie eksperckie

Oprogramowanie do zarządzania drukiem, często określane jako system print management, to narzędzie, które pozwala firmie kontrolować, kto, co, gdzie i ile drukuje. Działa jako warstwa pośrednia między użytkownikami a urządzeniami drukującymi: drukarkami, kserokopiarkami, urządzeniami wielofunkcyjnymi MFP czy ploterami. Dzięki temu administrator może ustalać reguły druku, monitorować koszty, przypisywać wydruki do działów lub pracowników oraz ograniczać niepotrzebne zużycie papieru i tonerów.

W praktyce software do kontroli wydruków może obsługiwać zarówno małe biuro z kilkoma drukarkami sieciowymi, jak i większą organizację z rozbudowaną flotą urządzeń w kilku lokalizacjach. System zbiera dane z urządzeń, analizuje liczniki wydruków, raportuje wykorzystanie kolorów, umożliwia druk poufny, druk podążający oraz uwierzytelnianie przy drukarce za pomocą kodu PIN, loginu lub karty zbliżeniowej.

Takie rozwiązanie nie służy wyłącznie działowi IT. Jest ważne również dla księgowości, administracji, działów zakupów i osób odpowiedzialnych za organizację pracy biura. Pozwala zmienić druk z kosztu trudnego do kontroli w proces, który można mierzyć, optymalizować i rozliczać.

Jak działa system print management?

System print management najczęściej instaluje się na serwerze firmowym, w chmurze lub bezpośrednio w środowisku sieciowym firmy. Użytkownik wysyła dokument do druku, ale zanim wydruk trafi na urządzenie, oprogramowanie sprawdza ustalone zasady: czy użytkownik ma prawo drukować w kolorze, czy dokument powinien być wydrukowany dwustronnie, czy obowiązuje limit wydruków albo czy zadanie ma zostać zatrzymane do autoryzacji przy urządzeniu.

W bardziej zaawansowanych wdrożeniach narzędzie do zarządzania flotą drukarek umożliwia automatyczne przekierowanie wydruku na tańsze lub mniej obciążone urządzenie. Przykładowo duży dokument może zostać skierowany na kserokopiarkę A3 o niższym koszcie strony, zamiast na małą drukarkę biurkową z droższym tonerem. To szczególnie przydatne w firmach, szkołach, urzędach, biurach projektowych i punktach usługowych, gdzie miesięczny wolumen druku jest wysoki.

Zastosowanie w biurze

Najważniejszą korzyścią z wdrożenia oprogramowania do zarządzania drukiem jest większa kontrola nad kosztami. System pokazuje, ile stron drukuje firma, które działy generują największe wydatki, ile kosztuje druk kolorowy i czy urządzenia są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. Dzięki raportom można łatwiej ocenić realny koszt strony, TCO drukarki oraz zasadność zakupu, wynajmu lub dzierżawy kolejnych urządzeń.

Drugim istotnym obszarem jest bezpieczeństwo dokumentów. Funkcje takie jak wydruk poufny i druk podążający sprawiają, że dokument nie leży bez nadzoru na tacy odbiorczej. Pracownik odbiera go dopiero po zalogowaniu przy urządzeniu. Ma to znaczenie w firmach przetwarzających dane osobowe, dokumenty kadrowe, umowy, dane finansowe lub dokumentację medyczną. W kontekście RODO urządzenia drukujące są często pomijanym, a ważnym elementem bezpieczeństwa informacji.

Oprogramowanie wspiera także organizację pracy. Użytkownik nie musi wybierać konkretnej drukarki, bo może wysłać dokument do jednej kolejki wydruku i odebrać go na dowolnym urządzeniu w firmie. To ogranicza przestoje, gdy jedna drukarka jest zajęta, ma komunikat o braku tonera albo wymaga serwisu.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Oprogramowanie do zarządzania drukiem warto uwzględnić już na etapie wyboru urządzeń, wynajmu drukarki, dzierżawy kserokopiarki lub wdrażania usługi Managed Print Services. Nie każde urządzenie ma takie same możliwości integracji z systemem print management. Znaczenie mają m.in. obsługiwane sterowniki, języki druku PCL/PostScript, dostępność autoryzacji użytkowników, dysk twardy w urządzeniu wielofunkcyjnym, kompatybilność z kartami zbliżeniowymi oraz możliwość zdalnego odczytu liczników.

Przy wynajmie lub dzierżawie urządzeń oprogramowanie ułatwia rozliczanie modelu cost-per-copy, kontrolę limitów wydruków i analizę nadwyżek. Serwis może szybciej reagować na problemy, ponieważ system dostarcza danych o stanie floty, licznikach, poziomie tonera czy błędach urządzeń. Dla firm z Wrocławia i Dolnego Śląska, które korzystają z lokalnego serwisu, takie dane skracają czas diagnostyki i ułatwiają planowanie dostaw materiałów eksploatacyjnych.

Przed wdrożeniem warto zapytać, czy system obsłuży obecną flotę drukującą, czy pozwala raportować koszty per dział, czy wspiera kwoty wydruków na pracownika oraz czy umożliwia późniejszą rozbudowę. Dobrze dobrane oprogramowanie nie powinno komplikować pracy użytkowników, lecz upraszczać drukowanie i dawać firmie realną kontrolę nad kosztami.

Powiązane pojęcia

• monitoring wydruków
• druk podążający
• Managed Print Services (MPS)