moduł faksu w MFP
Co to jest moduł faksu w MFP?
Moduł faksu w MFP to funkcja lub opcjonalna karta, która pozwala urządzeniu wielofunkcyjnemu wysyłać i odbierać faksy.
Rozwinięcie eksperckie
Moduł faksu w MFP, czyli w urządzeniu wielofunkcyjnym, odpowiada za obsługę komunikacji faksowej bez potrzeby posiadania osobnego faksu. W praktyce oznacza to, że jedna kserokopiarka lub drukarka wielofunkcyjna może drukować, kopiować, skanować, a dodatkowo wysyłać i odbierać dokumenty przez linię telefoniczną lub, w wybranych rozwiązaniach, przez faks internetowy.
Jeśli użytkownik wpisuje w wyszukiwarkę „moduł faksu w urządzeniu wielofunkcyjnym co to jest”, najczęściej chce sprawdzić, czy dane MFP obsługuje faks od razu, czy wymaga doposażenia. W wielu modelach biznesowych, szczególnie w większych kserokopiarkach A3, faks w kserokopiarce nie zawsze jest standardem. Często występuje jako opcjonalna karta faksu montowana podczas konfiguracji urządzenia lub później, gdy firma zaczyna potrzebować tej funkcji.
Moduł faksowy składa się zwykle z podzespołu komunikacyjnego, gniazda do podłączenia linii telefonicznej oraz oprogramowania widocznego z poziomu panelu dotykowego urządzenia. Użytkownik może wybrać numer odbiorcy, skorzystać z książki adresowej, wysłać dokument z szyby skanera lub z automatycznego podajnika dokumentów ADF. W przypadku odbierania faksów urządzenie może automatycznie drukować przychodzące dokumenty albo zapisywać je w pamięci, zależnie od konfiguracji.
Zastosowanie w biurze
MFP z faksem dla firmy ma znaczenie tam, gdzie nadal funkcjonuje formalny obieg dokumentów oparty na faksie. Dotyczy to między innymi części placówek medycznych, kancelarii, urzędów, firm logistycznych, szkół, instytucji publicznych oraz przedsiębiorstw współpracujących z kontrahentami, którzy nadal wymagają przesyłania dokumentów tą drogą.
W codziennej pracy moduł faksu pozwala ograniczyć liczbę osobnych urządzeń w biurze. Zamiast utrzymywać oddzielny faks, firma korzysta z jednego urządzenia wielofunkcyjnego, które obsługuje druk, kopie, skanowanie do e-maila, skanowanie do folderu sieciowego i wysyłkę faksów. To upraszcza organizację stanowisk pracy, zmniejsza liczbę materiałów eksploatacyjnych i ułatwia serwis.
Ważna jest także wygoda użytkowników. Dokument można włożyć do ADF, wybrać odbiorcę z zapisanej książki adresowej i wysłać bez ręcznego skanowania oraz drukowania kolejnych kopii. W niektórych urządzeniach możliwe jest również przekierowanie odebranego faksu do skrzynki e-mail lub folderu sieciowego, co zmniejsza zużycie papieru i ułatwia archiwizację.
Z perspektywy kosztów moduł faksu ma sens wtedy, gdy firma rzeczywiście korzysta z tej formy komunikacji. Jeśli faksy są sporadyczne, wystarczy jedno centralne MFP z faksem dla całego biura. Jeśli natomiast dokumenty faksowe są częścią codziennych procesów, warto zadbać o szybki podajnik dokumentów, stabilne połączenie telefoniczne, czytelne raporty transmisji oraz odpowiednie ustawienia bezpieczeństwa.
Perspektywa zakupowa lub serwisowa
Przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego warto od razu sprawdzić, czy moduł faksu jest wbudowany, czy dostępny jako opcja. Ma to znaczenie zarówno przy zakupie nowej kserokopiarki, jak i przy wynajmie, dzierżawie lub wyborze urządzenia poleasingowego. Nie każdy model MFP można łatwo doposażyć po czasie, dlatego potrzeby firmy najlepiej określić przed podpisaniem umowy.
W ofertach wynajmu i dzierżawy kserokopiarek moduł faksu powinien być jasno opisany w konfiguracji sprzętu. Jeżeli firma we Wrocławiu lub na Dolnym Śląsku wdraża urządzenie do sekretariatu, kancelarii, rejestracji medycznej albo działu administracji, warto zapytać dostawcę, czy w cenie znajduje się opcjonalna karta faksu, instalacja, konfiguracja linii oraz krótkie szkolenie użytkowników.
Od strony serwisowej najczęstsze problemy z faksem nie zawsze wynikają z awarii samego urządzenia. Przyczyną mogą być błędne ustawienia numeru, problem z linią telefoniczną, nieprawidłowe prefiksy wybierania, zajęty numer odbiorcy lub konfiguracja centrali telefonicznej. Dlatego dobry serwis powinien sprawdzić zarówno moduł faksowy, jak i sposób podłączenia urządzenia do infrastruktury biura.
Warto też pamiętać o bezpieczeństwie dokumentów. Faksy często zawierają dane osobowe, informacje finansowe lub dokumentację kontraktową. Dlatego urządzenie powinno być ustawione tak, aby odebrane dokumenty nie leżały przypadkowo na tacy odbiorczej w miejscu ogólnodostępnym. W większych organizacjach pomocne są funkcje autoryzacji użytkowników, dziennik wysyłek oraz kontrola dostępu do książki adresowej.
Moduł faksu w MFP nie jest dziś funkcją potrzebną każdej firmie, ale w wielu branżach nadal bywa praktycznym dodatkiem. Przed zakupem lub wynajmem warto ocenić, czy faks jest wymagany przez kontrahentów, instytucje albo wewnętrzne procedury. Jeśli tak, najlepiej wybrać urządzenie wielofunkcyjne skonfigurowane od początku pod rzeczywisty obieg dokumentów w biurze.
Powiązane pojęcia
- urządzenie wielofunkcyjne (MFP)
- faks internetowy (i-Fax)
- automatyczny podajnik dokumentów / ADF