faks internetowy (i-Fax)
Co to jest faks internetowy (i-Fax)?
Faks internetowy (i-Fax) to wysyłanie i odbieranie faksów przez internet, najczęściej jako wiadomości e-mail z załącznikiem.
Rozwinięcie eksperckie
Faks internetowy, określany także jako i-Fax, Internet Fax albo faks na e-mail, pozwala przesyłać dokumenty bez klasycznej linii telefonicznej. Zamiast wybierania numeru faksu przez sieć telefoniczną urządzenie wielofunkcyjne lub usługa online wysyła dokument przez sieć internetową, zwykle w formie pliku PDF lub TIFF do skrzynki e-mail odbiorcy albo na adres przypisany do innego urządzenia obsługującego i-Fax.
Jeśli użytkownik wpisuje w wyszukiwarkę „faks internetowy co to jest”, najprostsza odpowiedź brzmi: to cyfrowa alternatywa dla tradycyjnego faksu, która wykorzystuje internet zamiast analogowej linii telefonicznej. W praktyce może działać na kilka sposobów. Dokument można zeskanować na urządzeniu wielofunkcyjnym, wybrać funkcję i-Fax i wysłać go na adres odbiorcy. Można też korzystać z zewnętrznej usługi faksu online, w której wiadomość e-mail jest konwertowana na faks i dostarczana do tradycyjnego numeru faksowego.
i-Fax w urządzeniu wielofunkcyjnym ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy firma nadal musi obsługiwać dokumenty faksowe, ale nie chce utrzymywać osobnej linii telefonicznej, modemu faksowego ani starszego urządzenia. W nowoczesnych kserokopiarkach i MFP funkcja ta może być zintegrowana z książką adresową, skanowaniem do e-maila, kontami użytkowników oraz zabezpieczeniami dostępu.
Zastosowanie w biurze
Wysyłanie faksu przez internet sprawdza się w firmach, instytucjach, szkołach, placówkach medycznych, kancelariach i działach administracyjnych, które nadal kontaktują się z kontrahentami wymagającymi faksu. Choć tradycyjny faks jest dziś rzadziej używany, w wielu branżach nadal pojawia się przy zamówieniach, potwierdzeniach, dokumentach urzędowych, dyspozycjach lub komunikacji z partnerami zagranicznymi.
Największą zaletą faksu internetowego jest uproszczenie obiegu dokumentów. Pracownik nie musi drukować dokumentu tylko po to, aby włożyć go do tradycyjnego faksu. Może zeskanować dokument bezpośrednio z podajnika ADF, wysłać go jako i-Fax, a potwierdzenie zachować w systemie lub skrzynce e-mail. Odbierany faks może trafić na e-mail sekretariatu, działu księgowości lub konkretnego pracownika, co ogranicza ryzyko zgubienia wydruku na tacy odbiorczej.
Faks na e-mail pomaga też obniżyć koszty. Firma może ograniczyć liczbę wydruków, zużycie papieru i tonera, a w niektórych przypadkach zrezygnować z opłat za osobną linię telefoniczną. Dodatkowo dokumenty są łatwiejsze do archiwizacji, przekazywania dalej i wyszukiwania. W biurach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, gdzie wiele firm modernizuje starsze środowiska druku, i-Fax bywa praktycznym pomostem między tradycyjną komunikacją faksową a cyfrowym obiegiem dokumentów.
Perspektywa zakupowa lub serwisowa
Funkcja i-Fax ma znaczenie przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego, zwłaszcza jeśli firma wymienia starszą kserokopiarkę lub klasyczny faks. Nie każde urządzenie obsługuje faks internetowy w standardzie. W części modeli potrzebny jest moduł faksu, odpowiednia licencja, konfiguracja poczty wychodzącej SMTP, wpisy w książce adresowej albo integracja z firmowym serwerem pocztowym.
Przed zakupem, wynajmem lub dzierżawą urządzenia warto sprawdzić, czy potrzebny jest tradycyjny moduł faksu, czy wystarczy i-Fax. To ważne, ponieważ klasyczny faks i faks internetowy nie zawsze są tym samym. Tradycyjny moduł faksu korzysta z linii telefonicznej i numeru faksowego, natomiast i-Fax najczęściej działa przez pocztę e-mail oraz sieć LAN. Jeśli firma ma kontrahentów używających wyłącznie numerów faksowych, może być potrzebna usługa bramki fax-to-mail lub urządzenie z klasycznym faksem.
W kontekście serwisu ważna jest poprawna konfiguracja sieciowa. Problemy z i-Faxem często nie wynikają z awarii samej drukarki, lecz z ustawień serwera poczty, blokad antyspamowych, zmian hasła do skrzynki, certyfikatów, portów SMTP lub uprawnień użytkowników. Dlatego przy wdrożeniu urządzenia w biurze warto uwzględnić konfigurację skanowania do e-maila, test wysyłki, zapis adresów w książce urządzenia oraz krótkie szkolenie pracowników.
Przy wynajmie lub dzierżawie kserokopiarki obsługa i-Fax może być elementem wdrożenia urządzenia. Dobrze przygotowana umowa serwisowa powinna jasno określać, czy konfiguracja funkcji sieciowych, takich jak faks internetowy, skanowanie do e-maila i integracja z siecią firmową, jest uwzględniona w cenie instalacji lub wsparcia technicznego.
Powiązane pojęcia
- moduł faksu w MFP
- skanowanie do e-maila
- urządzenie wielofunkcyjne (MFP)