miesięczny wolumen druku

Co to jest miesięczny wolumen druku?

Miesięczny wolumen druku to liczba stron drukowanych, kopiowanych lub skanowanych w firmie w ciągu jednego miesiąca.

Rozwinięcie eksperckie

Miesięczny wolumen druku określa, jak intensywnie używane jest urządzenie drukujące w biurze. Najczęściej podaje się go jako liczbę stron A4 wykonanych w ciągu miesiąca, np. 1 000, 5 000, 20 000 lub 50 000 stron. Do wolumenu można wliczać same wydruki, kopie albo cały ruch dokumentów, w zależności od tego, czy analizujemy tylko drukarkę, czy całe urządzenie wielofunkcyjne.

W praktyce hasło „miesięczny wolumen druku co to jest” pojawia się najczęściej wtedy, gdy firma wybiera drukarkę, kserokopiarkę lub urządzenie wielofunkcyjne do biura. Ten parametr pomaga ocenić, czy sprzęt będzie pracował stabilnie, czy zostanie zbyt szybko przeciążony. Innego urządzenia potrzebuje mały dział administracji drukujący kilkaset stron miesięcznie, a innego kancelaria, szkoła, biuro projektowe lub punkt usługowy, gdzie liczba wydruków może iść w dziesiątki tysięcy stron.

Wolumen druku nie jest tym samym co maksymalne obciążenie miesięczne drukarki. Maksymalne obciążenie to graniczna wartość podawana przez producenta, często teoretyczna i możliwa do osiągnięcia krótkotrwale. Miesięczny wolumen druku powinien być natomiast realnym, średnim poziomem pracy urządzenia. Przy wyborze sprzętu warto zostawić zapas, aby drukarka nie działała stale na granicy swoich możliwości.

Jak obliczyć wolumen druku w firmie?

Najprostszy sposób to odczyt licznika wydruków i kopii na urządzeniu na początku oraz na końcu miesiąca. Różnica pokaże rzeczywisty średni wolumen wydruków miesięcznie. Jeśli w firmie działa kilka urządzeń, warto zsumować dane ze wszystkich drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Jeżeli urządzenia nie mają jeszcze historii pracy, można oszacować wolumen na podstawie liczby pracowników i rodzaju dokumentów. Przykładowo biuro księgowe, dział sprzedaży, szkoła lub instytucja publiczna zwykle drukują więcej niż mała firma usługowa pracująca głównie cyfrowo. Pomocne jest też sprawdzenie zużycia papieru: liczba ryz papieru w miesiącu daje szybki obraz skali druku. Jedna ryza to zwykle 500 arkuszy, więc 10 ryz oznacza około 5 000 stron, choć trzeba uwzględnić druk dwustronny i ewentualne straty.

W firmach, które chcą dokładniej kontrolować koszty, stosuje się monitoring wydruków. System może pokazać, ile stron drukują konkretne działy, użytkownicy lub urządzenia, a także jaki jest udział druku mono i kolorowego. Takie dane są szczególnie przydatne przed podpisaniem umowy najmu, dzierżawy lub wdrożeniem floty drukującej.

Zastosowanie w biurze

Miesięczny wolumen druku wpływa bezpośrednio na koszty, wydajność pracy i dobór sprzętu. Jeśli urządzenie jest zbyt małe względem potrzeb firmy, częściej pojawiają się przestoje, zacięcia papieru, komunikaty o braku tonera i konieczność serwisu. Pracownicy tracą czas przy kolejce wydruku, a urządzenie szybciej się zużywa.

Z kolei zbyt duża kserokopiarka do małego biura może oznaczać niepotrzebnie wyższy koszt zakupu, wynajmu lub dzierżawy. Dlatego wolumen druku a wybór drukarki to jedno z najważniejszych powiązań przy planowaniu wyposażenia biura. Dobrze dobrany sprzęt powinien obsługiwać bieżące potrzeby i mieć rezerwę na okresy większego obciążenia, np. koniec miesiąca, rozliczenia, rekrutacje, kampanie sprzedażowe lub przygotowanie dokumentacji dla klientów.

Wolumen ma też znaczenie dla obiegu dokumentów. Jeżeli firma dużo skanuje i archiwizuje dokumenty, samo liczenie wydruków może nie wystarczyć. Warto wtedy uwzględnić także skanowanie do e-maila, skanowanie do folderu sieciowego, OCR przy skanowaniu i automatyczny podajnik dokumentów ADF. W wielu biurach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku analiza wolumenu pomaga zdecydować, czy wystarczy jedna drukarka sieciowa, czy lepiej wdrożyć kilka urządzeń rozmieszczonych w różnych działach.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Przy zakupie drukarki miesięczny wolumen druku pozwala dopasować klasę urządzenia. Do małego biura może wystarczyć kompaktowa drukarka laserowa lub urządzenie wielofunkcyjne A4. Przy większym obciążeniu lepszym wyborem będzie kserokopiarka biurowa z większymi podajnikami papieru, szybszym drukiem PPM, wydajniejszym tonerem i solidniejszym mechanizmem pracy.

Przy wynajmie lub dzierżawie wolumen jest podstawą do ustalenia warunków umowy. Od niego zależy miesięczna opłata za najem, limit wydruków, koszt strony, ewentualna nadwyżka wydruków oraz zakres obsługi serwisowej. Jeśli firma zadeklaruje zbyt niski limit, może regularnie dopłacać za dodatkowe strony. Jeśli limit będzie zbyt wysoki, zapłaci za niewykorzystane możliwości. Dlatego przed podpisaniem umowy warto przeanalizować realne dane z liczników lub zużycia papieru.

Z punktu widzenia serwisu wolumen pomaga przewidzieć częstotliwość wymiany materiałów eksploatacyjnych i części, takich jak toner, bęben światłoczuły, rolki poboru papieru czy zespoły utrwalania. Urządzenie pracujące przy wysokim wolumenie powinno mieć zapewniony sprawny serwis, dostęp do części i jasne SLA serwisowe. Przy intensywnym druku opłacalna może być dzierżawa z serwisem w cenie, ponieważ firma nie musi osobno planować kosztów napraw, przeglądów i dostaw tonerów.

Dobrze określony miesięczny wolumen druku pomaga uniknąć nietrafionej decyzji. To jeden z pierwszych parametrów, które warto znać przed rozmową o zakupie, wynajmie, leasingu lub serwisie drukarki. Dzięki niemu można dobrać urządzenie nie tylko do obecnych potrzeb, ale też do rozwoju firmy w kolejnych miesiącach.

Powiązane pojęcia

• cykl pracy drukarki
• limit wydruków
• koszt strony