flota drukująca

Co to jest flota drukująca?

Flota drukująca to wszystkie drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne i plotery używane w firmie lub instytucji.

Rozwinięcie eksperckie

Flota drukująca obejmuje nie tylko same urządzenia, ale także sposób ich użytkowania, koszty druku, materiały eksploatacyjne, serwis, lokalizację sprzętu, uprawnienia użytkowników oraz oprogramowanie do monitorowania wydruków. W praktyce są to wszystkie zasoby związane z drukiem, kopiowaniem i skanowaniem dokumentów w organizacji.

Jeśli ktoś pyta: „flota drukująca co to jest?”, najprostsza odpowiedź brzmi: to cały firmowy ekosystem druku. Może składać się z jednej drukarki sieciowej w małym biurze, kilku urządzeń wielofunkcyjnych w średniej firmie albo kilkudziesięciu kserokopiarek, drukarek etykiet, ploterów i urządzeń A3 w większej organizacji, szkole, urzędzie lub punkcie usługowym.

Zarządzanie flotą drukarek polega na kontrolowaniu tego, kto drukuje, ile drukuje, na jakich urządzeniach, w jakiej jakości i przy jakich kosztach. Ważne są tu takie parametry jak miesięczny wolumen druku, koszt strony, licznik wydruków, wydajność tonera, czas reakcji serwisu czy dostępność funkcji takich jak duplex, skanowanie do e-maila, OCR przy skanowaniu lub druk poufny.

Zastosowanie w biurze

Dobrze zaplanowana flota drukująca wpływa bezpośrednio na codzienną pracę firmy. Pracownicy szybciej drukują, skanują i kopiują dokumenty, a dział administracji ma większą kontrolę nad kosztami. Zamiast wielu przypadkowych drukarek biurkowych można wdrożyć kilka wydajnych urządzeń sieciowych, które obsługują większe obciążenie miesięczne i są tańsze w utrzymaniu.

Optymalizacja floty drukującej w firmie pomaga ograniczyć zbędne wydruki, zmniejszyć zużycie tonerów i papieru oraz poprawić bezpieczeństwo dokumentów. Przykładowo druk podążający pozwala odebrać dokument dopiero po uwierzytelnieniu przy drukarce, a kwoty wydruków na pracownika pomagają kontrolować nadmierne użycie urządzeń. W biurach, w których drukuje się umowy, faktury, dokumentację techniczną lub materiały szkoleniowe, takie funkcje mają realne znaczenie.

Flota drukująca ma też wpływ na obieg dokumentów. Urządzenie wielofunkcyjne z automatycznym podajnikiem dokumentów, skanowaniem dwustronnym i skanowaniem do folderu sieciowego może znacząco przyspieszyć digitalizację dokumentów. W firmach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, które pracują w kilku lokalizacjach, przydatne bywa także centralne monitorowanie wydruków i zdalna obsługa zgłoszeń serwisowych.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Flota drukująca ma duże znaczenie przy wyborze modelu finansowania sprzętu. Firma może kupić urządzenia, zdecydować się na wynajem drukarki, dzierżawę drukarki, leasing drukarki albo model mieszany. Przy kilku urządzeniach warto porównać nie tylko cenę zakupu, ale całkowity koszt posiadania, czyli TCO drukarki. Do kosztów należy doliczyć tonery, bębny, części eksploatacyjne, przeglądy, naprawy, przestoje oraz czas administracji poświęcony na obsługę sprzętu.

Przed wdrożeniem lub zmianą urządzeń warto wykonać audyt floty drukującej. Taki audyt pokazuje, które urządzenia są przeciążone, które generują zbyt wysoki koszt wydruku A4, gdzie występują kolejki do drukarki i czy miesięczny wolumen druku odpowiada parametrom sprzętu. Dzięki temu łatwiej zdecydować, czy lepsza będzie kserokopiarka A3, kompaktowe urządzenie wielofunkcyjne, drukarka mono, urządzenie kolorowe czy ploter wielkoformatowy.

Z perspektywy serwisowej ważne jest, aby flota była spójna i możliwa do sprawnej obsługi. Im więcej przypadkowych modeli i różnych materiałów eksploatacyjnych, tym trudniej kontrolować poziom tonera, dostępność części i czas naprawy. W umowach wynajmu lub dzierżawy często stosuje się klik serwisowy, czyli opłatę za stronę obejmującą serwis, części i materiały eksploatacyjne. To ułatwia przewidywanie kosztów, szczególnie gdy firma zna swój limit wydruków i typowy miesięczny wolumen druku.

Przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę na SLA serwisowe, czas reakcji serwisu, możliwość wymiany sprzętu w trakcie umowy oraz dostęp do monitoringu urządzeń. Dla firm, które nie chcą zajmować się samodzielnym zakupem tonerów i organizacją napraw, serwis w cenie dzierżawy może być wygodniejszy niż klasyczny zakup urządzeń.

Kiedy warto uporządkować flotę drukującą?

Uporządkowanie floty drukującej warto rozważyć, gdy koszty druku rosną, urządzenia często się psują, pracownicy czekają w kolejce po wydruki albo w biurze działa wiele różnych modeli drukarek. Sygnałem do zmian jest także brak wiedzy, ile naprawdę kosztuje jedna strona wydruku i które działy drukują najwięcej.

Optymalizacja nie zawsze oznacza zakup nowych urządzeń. Czasem wystarczy zmiana lokalizacji sprzętu, konfiguracja druku dwustronnego automatycznego, wprowadzenie limitów, wymiana kilku nieekonomicznych drukarek lub objęcie urządzeń stałą obsługą serwisową. Najważniejsze jest dopasowanie floty do realnego sposobu pracy firmy, a nie tylko do liczby pracowników.

Powiązane pojęcia

• monitoring wydruków
• koszt strony
• TCO drukarki