kserokopiarka
Czym jest kserokopiarka?
Kserokopiarka to urządzenie biurowe służące do szybkiego kopiowania dokumentów, a często także do drukowania, skanowania i wysyłania plików.
Jak działa kserokopiarka?
Klasyczna kserokopiarka wykonuje kopie papierowych dokumentów w technologii elektrofotograficznej, wykorzystywanej również w drukarkach laserowych. Dokument umieszcza się na szybie skanera albo w automatycznym podajniku dokumentów. Urządzenie odczytuje obraz oryginału, a następnie przenosi go na kartkę papieru za pomocą tonera, bębna światłoczułego, wałka transferowego i zespołu utrwalającego.
W praktyce współczesna kserokopiarka do biura rzadko służy wyłącznie do kopiowania. Najczęściej jest to rozbudowane urządzenie wielofunkcyjne, które drukuje dokumenty z komputerów, skanuje faktury do PDF, wysyła pliki e-mailem, zapisuje je w folderze sieciowym lub umożliwia bezpieczny odbiór wydruków po zalogowaniu użytkownika.
W zależności od modelu urządzenie może pracować w czerni i bieli lub w kolorze, obsługiwać papier A4, A3, koperty, etykiety albo grubszy karton. Większe modele można wyposażyć w dodatkowe kasety papieru, moduł zszywania, dziurkowania czy sortowania dokumentów.
Kserokopiarka a drukarka – jaka jest różnica?
Najprościej mówiąc, drukarka drukuje pliki cyfrowe, natomiast kserokopiarka została zaprojektowana przede wszystkim do powielania dokumentów papierowych. Granica między tymi urządzeniami jest jednak dziś niewielka. Nowoczesne kserokopiarki są zazwyczaj urządzeniami sieciowymi z funkcją druku, kopiowania i skanowania, a część drukarek biurowych ma także skaner oraz kopiarkę.
Kserokopiarka zwykle lepiej sprawdza się tam, gdzie firma regularnie kopiuje i skanuje większe pakiety dokumentów. Zazwyczaj ma wydajniejszy automatyczny podajnik dokumentów, większą liczbę podajników papieru, wyższy miesięczny wolumen pracy oraz bardziej rozbudowane funkcje zarządzania użytkownikami. Mała drukarka wielofunkcyjna będzie z kolei wystarczająca dla kilkuosobowego zespołu drukującego sporadycznie.
Zastosowanie kserokopiarki w biurze
Kserokopiarki wykorzystują między innymi biura rachunkowe, kancelarie, szkoły, placówki medyczne, urzędy, punkty usługowe i działy administracji. Ułatwiają bieżące kopiowanie umów, formularzy, dokumentacji technicznej, materiałów szkoleniowych czy ofert handlowych. Funkcja skanowania przyspiesza cyfryzację dokumentów i ogranicza czas potrzebny na ręczne przesyłanie plików.
W firmie ważna jest nie tylko sama prędkość kopiowania. Znaczenie mają też automatyczny druk dwustronny, skanowanie dwustronne, pojemność kaset papieru, jakość obrazu oraz możliwość ustawienia limitów dla użytkowników. Przy większej liczbie pracowników przydatne są funkcje takie jak uwierzytelnianie przy drukarce, druk podążający i monitoring wydruków. Pozwalają ograniczyć niepotrzebne kopie oraz kontrolować koszty poszczególnych działów.
Dobrze dobrana kserokopiarka może usprawnić obieg dokumentów w biurze. Przykładowo pracownik może zeskanować podpisaną umowę bezpośrednio do wskazanego folderu, a recepcja szybko wykonać komplet kopii dla klienta bez angażowania dodatkowego sprzętu. W biurach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku istotne bywa również sprawne wsparcie lokalnego serwisu, szczególnie gdy urządzenie jest intensywnie używane każdego dnia.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze kserokopiarki?
Przed zakupem lub wynajmem warto określić rzeczywiste potrzeby firmy. Podstawowe pytania dotyczą miesięcznej liczby wydruków i kopii, formatu papieru, potrzeby druku kolorowego, liczby użytkowników oraz oczekiwanego sposobu skanowania. Dla małego biura często wystarcza urządzenie A4, natomiast działy administracyjne, architekci i firmy pracujące na umowach lub materiałach marketingowych mogą potrzebować urządzenia A3.
Nie należy wybierać sprzętu wyłącznie według ceny zakupu. Duży wpływ na całkowity koszt użytkowania mają wydajność tonera, koszt strony, zużycie energii, serwis, części eksploatacyjne i ewentualne przestoje. Warto porównać także czas pierwszego wydruku, prędkość druku PPM, łatwość obsługi panelu dotykowego oraz integrację z siecią firmową.
Zakup, wynajem czy dzierżawa kserokopiarki?
Zakup jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które mają stabilne potrzeby, dysponują budżetem inwestycyjnym i chcą samodzielnie zarządzać serwisem oraz materiałami eksploatacyjnymi. Alternatywą jest wynajem lub dzierżawa kserokopiarki, gdzie miesięczna opłata może obejmować urządzenie, dostawę tonera, przeglądy, naprawy i wsparcie serwisowe.
Dzierżawa jest szczególnie praktyczna, gdy firmie zależy na przewidywalnych kosztach i szybkim dostępie do sprawnego sprzętu bez jednorazowego wydatku. Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić minimalny okres najmu, limit wydruków, cenę nadwyżek, warunki wymiany urządzenia oraz zakres serwisu. W przypadku intensywnej pracy kluczowe są też SLA serwisowe i czas reakcji na zgłoszenie.
Przy wyborze modelu warto skonsultować faktyczny wolumen druku oraz rodzaj dokumentów z dostawcą urządzeń biurowych. Dzięki temu można dobrać sprzęt, który nie będzie ani za mały, ani niepotrzebnie rozbudowany. Więcej rozwiązań dla firm znajdziesz w ofercie kserokopiarek oraz na stronie dotyczącej dzierżawy kserokopiarek we Wrocławiu.