Canon uniFLOW Online
Co to jest Canon uniFLOW Online?
Canon uniFLOW Online to chmurowe oprogramowanie do bezpiecznego zarządzania drukiem, skanowaniem i kosztami dokumentów w firmie. Rozwiązanie jest rozwijane przez NT-ware, spółkę należącą do Canon.
Jak działa Canon uniFLOW Online?
Canon uniFLOW Online jest usługą typu SaaS, czyli rozwiązaniem działającym w chmurze. Umożliwia centralne zarządzanie drukowaniem bez konieczności utrzymywania pełnej infrastruktury serwera wydruku w siedzibie firmy. W zależności od wdrożenia mogą być jednak wymagane lokalne komponenty, np. do komunikacji z urządzeniami lub komputerami użytkowników.
System jest przeznaczony przede wszystkim do współpracy z urządzeniami Canon, w tym wybranymi urządzeniami wielofunkcyjnymi Canon imageRUNNER ADVANCE. Zakres obsługiwanych modeli, funkcji i sposobów integracji należy każdorazowo potwierdzić przed wdrożeniem. Rozwiązanie może wspierać pracowników pracujących zarówno w biurze, jak i zdalnie, pod warunkiem odpowiedniej konfiguracji środowiska IT.
Jedną z najważniejszych funkcji rozwiązania jest bezpieczne zwalnianie zadań drukowania. Użytkownik wysyła dokument do wspólnej kolejki, a wydruk zostaje zrealizowany dopiero po jego uwierzytelnieniu przy wybranym urządzeniu. W zależności od konfiguracji potwierdzenie może odbywać się m.in. za pomocą kodu PIN, karty zbliżeniowej, firmowego identyfikatora, danych logowania lub urządzenia mobilnego.
W praktyce Canon uniFLOW Online umożliwia wdrożenie modelu drukowania podążającego. Pracownik może wysłać dokument z laptopa, a następnie odebrać go na innym kompatybilnym urządzeniu objętym tym samym systemem i odpowiednio skonfigurowanym do obsługi bezpiecznego wydruku. To wygodne zwłaszcza w większych biurach, instytucjach, szkołach, punktach usługowych i firmach posiadających kilka lokalizacji.
Canon uniFLOW Online a druk podążający
Druk podążający to funkcja, która pozwala odebrać dokument na jednym z dostępnych urządzeń należących do tej samej, odpowiednio skonfigurowanej floty drukującej. Canon uniFLOW Online jest jednym z narzędzi umożliwiających wdrożenie takiego modelu pracy. Zamiast wysyłać dokument bezpośrednio do pojedynczej drukarki, użytkownik kieruje go do bezpiecznej kolejki wydruku.
Rozwiązanie ogranicza sytuacje, w których poufne dokumenty pozostają na tacy odbiorczej bez nadzoru. Ma to znaczenie przy drukowaniu umów, faktur, danych kadrowych, ofert handlowych, dokumentacji medycznej czy materiałów zawierających dane osobowe. Uwierzytelnianie przy urządzeniu może zmniejszyć ryzyko dostępu do dokumentów przez osoby nieuprawnione, jednak samo wdrożenie systemu nie przesądza automatycznie o zgodności organizacji z RODO. Konieczne są również właściwe procedury, uprawnienia i zabezpieczenia organizacyjne.
Zastosowanie w biurze
Chmurowe zarządzanie drukiem Canon pomaga uporządkować codzienną pracę z dokumentami. Administrator może tworzyć użytkowników i grupy, przypisywać uprawnienia oraz określać zasady drukowania. Przykładowo pracownicy mogą mieć domyślnie ustawiony druk czarno-biały, druk dwustronny lub ograniczony dostęp do wydruków w kolorze.
System umożliwia monitorowanie aktywności drukowania oraz generowanie raportów dotyczących wykorzystania urządzeń i kosztów. W zależności od skonfigurowanych funkcji księgowania i raportowania koszty można przypisywać np. do użytkowników, działów, centrów kosztowych, projektów lub urządzeń. Dzięki temu firma może sprawdzić, gdzie powstają największe koszty i czy miesięczny wolumen druku odpowiada rzeczywistym potrzebom.
Canon uniFLOW Online może również wspierać wybrane procesy skanowania, np. skanowanie do poczty elektronicznej, folderów lub usług chmurowych. Dostępne kierunki skanowania zależą od modelu urządzenia, konfiguracji, licencji oraz integracji zastosowanych w danej firmie. Pracownik może więc przekazać zeskanowaną fakturę, umowę lub korespondencję do wskazanego obiegu dokumentów.
Dlaczego uniFLOW Online pomaga ograniczać koszty druku?
Nieodebrane wydruki są częstym źródłem strat papieru, tonera i energii. Gdy zadanie oczekuje w kolejce do momentu uwierzytelnienia użytkownika, wiele przypadkowo wysłanych dokumentów nie zostaje w ogóle wydrukowanych. W zależności od konfiguracji firma może także stosować zasady dotyczące druku kolorowego, drukowania jednostronnego i dwustronnego, a także limity lub budżety wydruków dla użytkowników i grup.
Oszczędność nie wynika wyłącznie z niższego zużycia materiałów eksploatacyjnych. Ważne jest także lepsze wykorzystanie floty urządzeń. Jeżeli jedno z urządzeń jest chwilowo niedostępne, użytkownik może – jeśli pozwala na to konfiguracja systemu i floty – odebrać dokument na innym kompatybilnym urządzeniu. Może to ograniczyć przestoje oraz liczbę zgłoszeń do działu IT lub serwisu.
Perspektywa zakupowa, wynajmu i serwisu
Canon uniFLOW Online warto uwzględnić przy zakupie, dzierżawie lub wynajmie urządzeń wielofunkcyjnych, jeśli firma drukuje poufne dokumenty, ma kilka działów albo chce lepiej kontrolować koszty. Przed wdrożeniem należy sprawdzić kompatybilność urządzeń, liczbę użytkowników, wymagane licencje, sposób uwierzytelniania oraz potrzeby związane ze skanowaniem, raportowaniem i integracją z firmową infrastrukturą IT.
Przy wynajmie drukarki lub umowie dzierżawy kserokopiarki warto ustalić, czy konfiguracja uniFLOW Online, instalacja urządzeń, szkolenie użytkowników oraz bieżące wsparcie techniczne są objęte usługą. Istotne jest również wsparcie przy integracji z siecią firmową, usługami katalogowymi, pocztą elektroniczną, usługami chmurowymi oraz obsłudze zgłoszeń serwisowych.
Dla firm z Wrocławia i Dolnego Śląska zakres wdrożenia może obejmować audyt obecnej floty, dobór kompatybilnych urządzeń Canon oraz konfigurację zasad bezpiecznego druku. Dostępność takich usług zależy od wybranego dostawcy lub partnera serwisowego. Takie podejście pozwala dopasować rozwiązanie do rzeczywistego miesięcznego obciążenia urządzeń, a nie wyłącznie do parametrów katalogowych.