Xerox VersaLink

Co to jest Xerox VersaLink?

Xerox VersaLink to seria biurowych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Xerox przeznaczonych do codziennego druku, skanowania i kopiowania.

Rozwinięcie eksperckie

Xerox VersaLink to linia urządzeń Xerox do biura, obejmująca drukarki oraz urządzenia wielofunkcyjne MFP w formatach A4 i A3. Jeśli użytkownik wpisuje w wyszukiwarkę „Xerox VersaLink co to jest”, najczęściej chce sprawdzić, czy jest to pojedynczy model, czy cała rodzina sprzętu. W praktyce jest to seria Xerox VersaLink, w której znajdują się zarówno kompaktowe drukarki do małych zespołów, jak i bardziej rozbudowane urządzenia wielofunkcyjne dla firm z większym obiegiem dokumentów.

Urządzenia z tej serii są projektowane do pracy w środowisku sieciowym. Oznacza to, że mogą obsługiwać wielu użytkowników, drukowanie z komputerów, skanowanie do e-maila, skanowanie do folderu sieciowego, druk mobilny, a w wybranych konfiguracjach także zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i integracji z systemami firmowymi. W zależności od modelu Xerox VersaLink może drukować w kolorze lub mono, obsługiwać papier A4 albo A3, mieć automatyczny druk dwustronny, automatyczny podajnik dokumentów ADF, dodatkowe podajniki papieru czy moduły wykańczania dokumentów.

Ważną cechą tej serii jest czytelny panel dotykowy, który działa podobnie do interfejsu znanego ze smartfonów. Ułatwia to codzienną obsługę, szczególnie w firmach, gdzie z jednego urządzenia korzysta wiele osób. Użytkownik może szybko wybrać kopiowanie, skanowanie, druk z USB, zapis do pliku PDF lub wysyłkę dokumentu na adres e-mail zapisany w książce adresowej urządzenia.

Zastosowanie w biurze

Xerox VersaLink sprawdza się w biurach, szkołach, kancelariach, działach administracyjnych, punktach obsługi klienta i firmach usługowych, które potrzebują stabilnego urządzenia do codziennej pracy z dokumentami. W mniejszych organizacjach może pełnić rolę głównej drukarki sieciowej, a w większych firmach być częścią floty drukującej rozmieszczonej między działami.

W praktyce wybór urządzenia z serii VersaLink wpływa na szybkość obsługi dokumentów, wygodę pracy i kontrolę kosztów. Automatyczny duplex ogranicza zużycie papieru, skanowanie do folderu sieciowego przyspiesza archiwizację, a druk poufny pozwala zabezpieczyć dokumenty kadrowe, finansowe lub umowy przed przypadkowym odebraniem przez inną osobę. Przy większej liczbie użytkowników znaczenie mają także licznik wydruków, raportowanie kosztów, uwierzytelnianie przy drukarce oraz możliwość ustawienia domyślnego druku czarno-białego.

Dla firm we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku istotny bywa również dostęp do lokalnego serwisu, szybkiej instalacji oraz wsparcia przy konfiguracji urządzenia w sieci firmowej. Sam zakup dobrego modelu nie zawsze wystarcza — równie ważne jest poprawne wdrożenie, ustawienie skanowania, sterowników, książki adresowej i zasad drukowania dla pracowników.

VersaLink a AltaLink

Porównanie „VersaLink a AltaLink” pojawia się często przy wyborze urządzenia Xerox dla firmy. W uproszczeniu Xerox VersaLink jest serią przeznaczoną dla małych i średnich zespołów oraz typowych zastosowań biurowych. Xerox AltaLink to zwykle wyższa linia urządzeń, wybierana do większych organizacji, intensywnego obiegu dokumentów, rozbudowanych wymagań bezpieczeństwa i bardziej zaawansowanego zarządzania flotą.

Nie oznacza to, że VersaLink jest rozwiązaniem podstawowym w negatywnym sensie. Dla wielu biur będzie wyborem optymalnym, bo łączy funkcje potrzebne na co dzień z rozsądnym kosztem zakupu, wynajmu lub dzierżawy. AltaLink warto rozważyć wtedy, gdy firma ma bardzo duży miesięczny wolumen druku, wiele działów, skomplikowane procesy skanowania albo potrzebuje zaawansowanych opcji kontroli dostępu i bezpieczeństwa danych.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Xerox VersaLink ma znaczenie przy wyborze urządzenia, ponieważ sama nazwa serii nie wystarcza do podjęcia decyzji. Przed zakupem, wynajmem lub dzierżawą warto określić miesięczny wolumen druku, potrzebny format papieru, udział wydruków kolorowych, liczbę użytkowników oraz wymagane funkcje skanowania. Innego modelu potrzebuje kilkuosobowe biuro drukujące głównie faktury i umowy, a innego dział projektowy lub administracja szkoły obsługująca duże pakiety dokumentów.

Przy analizie kosztów warto patrzeć nie tylko na cenę urządzenia, ale też na TCO drukarki, koszt strony, wydajność tonera, dostępność materiałów eksploatacyjnych i warunki serwisu. W modelu dzierżawy lub wynajmu kluczowe są także miesięczna opłata, limit wydruków, stawka za nadwyżkę, klik serwisowy oraz to, czy serwis i części zamienne są uwzględnione w umowie.

Z punktu widzenia serwisu znaczenie ma regularna konserwacja, prawidłowe materiały eksploatacyjne i szybka reakcja na zgłoszenia. Komunikaty o zacięciu papieru, niskim poziomie tonera, konieczności wymiany bębna lub błędy utrwalania nie powinny być ignorowane, ponieważ mogą prowadzić do przestojów. W firmach, które intensywnie drukują, dobrym rozwiązaniem może być umowa serwisowa ze zdalną diagnostyką i jasno określonym czasem reakcji.

Powiązane pojęcia

• urządzenie wielofunkcyjne (MFP)
• Xerox AltaLink
• Managed Print Services (MPS)