sortowanie kopii
Co to jest sortowanie kopii?
Sortowanie kopii to funkcja kserokopiarki lub MFP, która układa wielostronicowe kopie w kompletne zestawy dokumentów.
Rozwinięcie eksperckie
Sortowanie kopii polega na automatycznym porządkowaniu wydrukowanych lub skopiowanych stron tak, aby użytkownik otrzymał gotowe komplety dokumentów bez ręcznego układania kartek. Jeśli kopiujesz dokument składający się z 10 stron w 5 egzemplarzach, urządzenie z włączonym sortowaniem przygotuje zestawy w kolejności: 1–10, 1–10, 1–10, 1–10, 1–10. To właśnie są kopie sortowane.
Dla porównania, kopie niesortowane zostaną ułożone stronami: pięć razy strona 1, pięć razy strona 2, pięć razy strona 3 i tak dalej. Różnica jest szczególnie widoczna przy dokumentach wielostronicowych, takich jak umowy, regulaminy, materiały szkoleniowe, oferty handlowe, raporty czy dokumentacja przetargowa. Dlatego fraza „kopie sortowane a niesortowane” najczęściej pojawia się wtedy, gdy użytkownik chce zrozumieć, czy dana funkcja oszczędzi czas w codziennej pracy.
Funkcja sortowania w kserokopiarce może działać na kilka sposobów. W prostszych urządzeniach kompletowanie odbywa się cyfrowo: urządzenie najpierw skanuje dokument do pamięci, a następnie drukuje kolejne zestawy we właściwej kolejności. W bardziej rozbudowanych urządzeniach wielofunkcyjnych sortowanie może współpracować z finisherem, czyli modułem wykańczania dokumentów. Wtedy możliwe jest nie tylko sortowanie kompletów dokumentów, ale też przesuwanie zestawów względem siebie, zszywanie, dziurkowanie lub przygotowanie broszur.
Zastosowanie w biurze
W praktyce biurowej sortowanie kopii ma znaczenie wszędzie tam, gdzie regularnie przygotowuje się kilka lub kilkadziesiąt egzemplarzy tego samego dokumentu. Dotyczy to firm usługowych, kancelarii, szkół, urzędów, działów HR, biur rachunkowych, punktów obsługi klienta oraz działów sprzedaży. Zamiast poświęcać czas na ręczne kompletowanie kartek, pracownik odbiera z urządzenia gotowe zestawy.
Największą korzyścią jest oszczędność czasu i ograniczenie pomyłek. Ręczne układanie dokumentów zwiększa ryzyko, że w jednym komplecie zabraknie strony albo strony zostaną pomieszane. Przy kilku kopiach problem może wydawać się niewielki, ale przy większej liczbie kompletów zaczyna realnie wpływać na tempo pracy i jakość obsługi. Automatyczne sortowanie kopii pomaga utrzymać porządek w obiegu dokumentów i zmniejsza liczbę powtórnych wydruków.
Funkcja ta może również ograniczać koszty pośrednie. Sam koszt strony pozostaje taki sam, ale firma zużywa mniej czasu pracowników na zadania administracyjne. W biurach, które często drukują materiały dla zespołów, klientów lub uczestników szkoleń, dobrze skonfigurowane sortowanie kopii przekłada się na większą wydajność pracy. W połączeniu z drukiem dwustronnym, automatycznym podajnikiem dokumentów ADF i finisherem pozwala przygotowywać dokumenty niemal bez ręcznej obsługi.
Perspektywa zakupowa lub serwisowa
Przy wyborze drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego warto sprawdzić, czy sortowanie kopii jest dostępne standardowo, czy wymaga dodatkowego modułu. W wielu urządzeniach biurowych samo sortowanie cyfrowe jest funkcją podstawową, ale bardziej zaawansowane wykończenie dokumentów, takie jak zszywanie, dziurkowanie czy sortowanie z przesunięciem zestawów, może wymagać finishera.
Jeżeli firma rozważa zakup, wynajem lub dzierżawę urządzenia, sortowanie kopii powinno być oceniane razem z miesięcznym wolumenem druku, prędkością druku PPM, pojemnością podajników papieru i obsługą formatu A3 lub A4. Dla małego biura wystarczające może być urządzenie wielofunkcyjne A4 z podstawową funkcją sortowania. Dla kancelarii, szkoły, urzędu lub firmy przygotowującej regularnie większe pakiety dokumentów lepszym wyborem może być urządzenie wielofunkcyjne A3 z finisherem.
W modelu wynajmu lub dzierżawy warto opisać realny sposób pracy biura: ile stron mają typowe dokumenty, ile kompletów drukuje się jednorazowo i czy potrzebne jest zszywanie. Dzięki temu dostawca może dobrać urządzenie nie tylko pod liczbę wydruków, ale też pod organizację pracy. W firmach obsługiwanych lokalnie, na przykład we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, ważne jest również to, aby serwis mógł szybko skonfigurować urządzenie, przeszkolić użytkowników i pomóc w ustawieniu domyślnych opcji kopiowania.
Od strony serwisowej problemy z sortowaniem mogą wynikać z błędnych ustawień sterownika, niewłaściwej konfiguracji panelu, zapełnionej pamięci urządzenia, uszkodzenia tacy odbiorczej albo awarii finishera. Jeśli kopie nie są układane w komplety, warto najpierw sprawdzić, czy w menu kopiowania wybrano opcję „sortuj”, „kompletuj” lub podobną. Gdy problem powtarza się mimo prawidłowych ustawień, potrzebna może być diagnostyka serwisowa.
Sortowanie kopii co to jest? W najprostszym ujęciu to funkcja, która zamienia serię wydrukowanych stron w gotowe, uporządkowane zestawy. W biurze oznacza to mniej ręcznej pracy, mniej pomyłek i szybsze przygotowanie dokumentów do podpisu, wysyłki, archiwizacji lub rozdania uczestnikom spotkania.
Powiązane pojęcia
- finisher w kserokopiarce
- automatyczny podajnik dokumentów / ADF
- wykończenie dokumentów (zszywanie i dziurkowanie)