Rozdzielczość skanowania

Co to jest rozdzielczość skanowania?

Rozdzielczość skanowania określa szczegółowość skanu, najczęściej podawaną w DPI, czyli liczbie punktów obrazu na cal.

Rozwinięcie eksperckie

Rozdzielczość skanowania to parametr informujący, jak dokładnie skaner w drukarce, kserokopiarce lub urządzeniu wielofunkcyjnym odwzorowuje dokument papierowy w pliku cyfrowym. Im wyższa wartość DPI przy skanowaniu dokumentów, tym więcej szczegółów zostaje zapisanych w obrazie. Przykładowo skan wykonany w 300 DPI będzie wystarczający dla większości dokumentów biurowych, natomiast 600 DPI lepiej sprawdzi się przy drobnym tekście, pieczątkach, rysunkach technicznych lub materiałach przeznaczonych do archiwizacji.

W praktyce pytanie „rozdzielczość skanowania co to jest” często pojawia się przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego do biura. Warto wtedy odróżnić rozdzielczość optyczną skanera od rozdzielczości interpolowanej. Rozdzielczość optyczna wynika z realnych możliwości układu skanującego i jest najważniejsza przy ocenie jakości. Rozdzielczość interpolowana jest sztucznie podbijana przez oprogramowanie, dlatego nie zawsze oznacza faktycznie lepszy skan.

Typowe wartości spotykane w biurowych urządzeniach MFP to 200, 300, 400 i 600 DPI. Do zwykłych faktur, umów, formularzy i pism urzędowych najczęściej wystarcza 300 DPI. Przy skanowaniu do OCR, czyli rozpoznawania tekstu, również zwykle zaleca się 300 DPI, ponieważ zapewnia dobrą czytelność znaków bez tworzenia przesadnie dużych plików. Wyższe wartości, np. 600 DPI, warto stosować wtedy, gdy dokument zawiera mały druk, tabele, elementy graficzne lub ma być później powiększany.

Zastosowanie w biurze

W codziennej pracy biura rozdzielczość skanu wpływa na jakość dokumentów, szybkość pracy i zajętość miejsca na dysku lub w chmurze. Dobrze dobrana rozdzielczość pozwala uzyskać czytelne pliki PDF bez niepotrzebnego obciążania sieci firmowej, skrzynek e-mail i serwerów plików. To ważne zwłaszcza tam, gdzie codziennie skanuje się duże ilości dokumentów: w księgowości, administracji, kancelarii, szkole, urzędzie, placówce medycznej lub punkcie usługowym.

Warto pamiętać o zależności: rozdzielczość skanu a rozmiar pliku. Im wyższe DPI, tym większy plik wynikowy. Skan w 600 DPI może zajmować kilkukrotnie więcej miejsca niż ten sam dokument zeskanowany w 300 DPI. Przy pojedynczym pliku nie ma to dużego znaczenia, ale przy tysiącach dokumentów miesięcznie wpływa na koszty przechowywania danych, szybkość wysyłki e-maili i wydajność systemu obiegu dokumentów.

Jeżeli firma korzysta ze skanowania do folderu sieciowego, skanowania do e-maila lub skanowania do chmury, warto ustawić domyślne profile skanowania. Przykładowo: 300 DPI i format PDF dla dokumentów administracyjnych, 200 DPI dla prostych kopii roboczych, 600 DPI dla materiałów wymagających większej szczegółowości. Dzięki temu pracownicy nie muszą każdorazowo dobierać parametrów ręcznie, a obieg dokumentów jest bardziej uporządkowany.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Przy zakupie, wynajmie lub dzierżawie urządzenia wielofunkcyjnego rozdzielczość skanowania ma znaczenie wtedy, gdy skanowanie jest jednym z głównych procesów w firmie. Jeśli urządzenie ma służyć głównie do sporadycznego kopiowania i skanowania pojedynczych pism, standardowe parametry biurowe będą wystarczające. Jeśli jednak firma digitalizuje archiwum, przetwarza dokumenty księgowe, prowadzi elektroniczny obieg umów albo korzysta z OCR, warto zwrócić uwagę nie tylko na DPI, ale też na szybkość skanowania, automatyczny podajnik dokumentów ADF i skanowanie dwustronne.

Praktyczne pytanie brzmi: jaka rozdzielczość skanu będzie najlepsza dla danego zastosowania? Dla faktur, umów i pism najczęściej wybiera się 300 DPI. Dla dokumentów z drobnym tekstem, grafiką lub pieczątkami lepsze będzie 400–600 DPI. Dla zdjęć i materiałów graficznych można użyć wyższych ustawień, choć w typowym biurze nie zawsze jest to potrzebne. Zbyt wysoka rozdzielczość może spowolnić pracę urządzenia i generować nadmiernie duże pliki.

Z perspektywy serwisowej istotne jest także to, czy skany są ostre, równe i pozbawione smug. Niska jakość skanu nie zawsze wynika ze źle ustawionego DPI. Przyczyną może być zabrudzona szyba skanera, zużyty podajnik ADF, nieprawidłowe ustawienia kompresji pliku albo problem z oprogramowaniem. Dlatego w firmach korzystających intensywnie ze skanowania warto uwzględnić regularny przegląd okresowy kserokopiarki lub urządzenia MFP.

W biurach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, które wdrażają cyfrowy obieg dokumentów, dobór urządzenia z odpowiednią rozdzielczością skanowania powinien być powiązany z realnym wolumenem pracy. Inne wymagania ma mała firma skanująca kilkanaście dokumentów dziennie, a inne dział księgowy lub instytucja przetwarzająca setki stron. Dobrze dobrane urządzenie skraca czas obsługi dokumentów i ogranicza liczbę błędów przy archiwizacji.

Powiązane pojęcia

• rozdzielczość optyczna skanera
• OCR przy skanowaniu
• automatyczny podajnik dokumentów / ADF