Managed Print Services (MPS)

Co to jest Managed Print Services (MPS)?

Managed Print Services (MPS) to usługa zarządzania drukiem w firmie, obejmująca urządzenia, serwis, materiały i kontrolę kosztów.

Rozwinięcie eksperckie

Managed Print Services, czyli MPS, oznacza kompleksowe zarządzanie środowiskiem druku jako usługą. W praktyce dostawca przejmuje opiekę nad drukarkami, kserokopiarkami, urządzeniami wielofunkcyjnymi, materiałami eksploatacyjnymi, serwisem oraz raportowaniem kosztów. Firma nie musi samodzielnie pilnować tonerów, liczników, przeglądów, awarii ani optymalnego rozmieszczenia urządzeń w biurze.

Jeśli użytkownik wpisuje w wyszukiwarkę „Managed Print Services co to jest”, najczęściej chce zrozumieć, czy MPS to tylko wynajem drukarki, czy coś więcej. MPS nie ogranicza się do dostarczenia sprzętu. To model, w którym druk traktowany jest jak proces biznesowy: mierzony, kontrolowany i optymalizowany. Usługa może obejmować analizę obecnej floty drukującej, dobór nowych urządzeń, konfigurację zabezpieczeń, monitoring wydruków, automatyczne dostawy tonerów, helpdesk, naprawy oraz rozliczanie w modelu kosztu za stronę.

MPS zarządzanie drukiem jako usługa sprawdza się szczególnie tam, gdzie w firmie działa kilka lub kilkanaście urządzeń, a koszty druku są rozproszone pomiędzy działy, lokalizacje i różne modele drukarek. Bez kontroli łatwo dochodzi do sytuacji, w której jedno urządzenie jest przeciążone, inne prawie nieużywane, a zakupy tonerów odbywają się przypadkowo i drogo.

Jak działa MPS w praktyce?

Wdrożenie MPS zwykle zaczyna się od audytu. Dostawca sprawdza liczbę urządzeń, miesięczny wolumen druku, rodzaje dokumentów, udział druku kolorowego, koszty materiałów eksploatacyjnych, częstotliwość awarii i potrzeby użytkowników. Na tej podstawie przygotowuje propozycję zmian: wymianę części sprzętu, konsolidację urządzeń, wdrożenie wydruku poufnego, ustawienia domyślnego druku dwustronnego lub ograniczenie niepotrzebnego druku w kolorze.

Następnie urządzenia są instalowane i podłączane do sieci firmowej. Często wdrażane jest oprogramowanie do zarządzania drukiem, które umożliwia raportowanie kosztów per dział, użytkownika lub lokalizację. W bardziej zaawansowanych środowiskach stosuje się druk podążający, karty zbliżeniowe, kody dostępu do drukowania, kwoty wydruków na pracownika oraz dziennik audytu wydruków.

W ramach MPS dostawca monitoruje stan urządzeń zdalnie. System może informować o niskim poziomie tonera, błędach, zacięciach papieru lub konieczności przeglądu. Dzięki temu materiały eksploatacyjne są dostarczane zanim urządzenie przestanie drukować, a serwis reaguje szybciej na zgłoszenia. Dla firm oznacza to mniej przestojów i większą przewidywalność kosztów.

Zastosowanie MPS w biurze

Outsourcing druku w firmie pozwala uporządkować codzienną obsługę dokumentów. Pracownicy nie tracą czasu na szukanie tonerów, zgłaszanie tych samych usterek do różnych dostawców czy drukowanie na przypadkowych urządzeniach. Dobrze zaprojektowane MPS poprawia dostępność sprzętu, skraca czas reakcji serwisu i ułatwia utrzymanie standardów pracy w całej organizacji.

W biurach, szkołach, punktach usługowych, kancelariach, placówkach medycznych i instytucjach publicznych MPS pomaga ograniczać koszty oraz zwiększać bezpieczeństwo dokumentów. Ma to znaczenie zwłaszcza przy dokumentach kadrowych, finansowych, medycznych, projektowych lub zawierających dane osobowe. Funkcje takie jak uwierzytelnianie przy drukarce, wydruk poufny, szyfrowanie dysku w MFP czy czyszczenie pamięci przed zwrotem urządzenia wspierają zgodność z zasadami ochrony danych.

Dla firm we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku istotna jest również lokalna dostępność serwisu. Przy większej flocie drukującej szybka reakcja technika, dostęp do części zamiennych i możliwość podstawienia urządzenia zastępczego mogą być ważniejsze niż sama cena pojedynczej strony.

MPS a dzierżawa drukarek

MPS a dzierżawa drukarek to pojęcia powiązane, ale nie identyczne. Dzierżawa drukarki lub kserokopiarki dotyczy przede wszystkim korzystania z urządzenia za miesięczną opłatą. MPS obejmuje szerszy zakres: analizę potrzeb, optymalizację floty, serwis, materiały eksploatacyjne, monitoring, raporty i politykę druku.

W praktyce MPS może być połączony z dzierżawą, wynajmem długoterminowym, leasingiem lub obsługą urządzeń należących już do firmy. Najważniejsze jest to, aby umowa jasno określała, co zawiera miesięczna opłata: limit wydruków, koszt strony mono i kolor, nadwyżki wydruków, czas reakcji serwisu, części zamienne, tonery, przeglądy oraz warunki wymiany sprzętu.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Managed Print Services warto rozważyć, gdy firma nie zna realnych kosztów druku, ma wiele różnych modeli urządzeń, często kupuje tonery awaryjnie albo regularnie zgłasza problemy z drukarkami. MPS jest też dobrym rozwiązaniem przy rozwoju firmy, przeprowadzce biura, zmianie systemu obiegu dokumentów lub potrzebie ujednolicenia standardów w kilku lokalizacjach.

Przy wyborze oferty należy zwrócić uwagę nie tylko na deklarowany koszt strony, ale również na SLA serwisowe, czas usunięcia awarii, zakres materiałów eksploatacyjnych, dostępność urządzenia zastępczego, sposób raportowania, warunki zakończenia umowy i możliwość skalowania usługi. Dobrze skonstruowany MPS powinien zmniejszać TCO drukarki, czyli całkowity koszt posiadania i użytkowania środowiska druku, a nie tylko przenosić wydatki do jednej faktury.

Z perspektywy serwisowej MPS daje największą wartość wtedy, gdy dostawca aktywnie zarządza flotą, a nie tylko reaguje na awarie. Konserwacja prewencyjna, analiza liczników, wymiana zużytych elementów i zdalna diagnostyka urządzenia pozwalają ograniczać przestoje oraz lepiej planować pracę biura.

Powiązane pojęcia

• wynajem drukarki
• flota drukująca
• model cost-per-copy (CPC)