DIN 66399 – który poziom niszczenia wybrać dla dokumentów firmy?

Norma DIN 66399 pomaga dobrać poziom bezpieczeństwa niszczarki do rodzaju informacji zapisanych na dokumentach. Dla większości firm najważniejsze jest pytanie: czy do faktur, umów i danych osobowych wystarczy niszczarka P-4, czy lepiej wybrać P-5? W praktyce poziom P-4 jest zwykle odpowiedni dla standardowych dokumentów firmowych zawierających dane osobowe, natomiast P-5 warto wybrać wtedy, gdy dokumentacja obejmuje informacje poufne, finansowe, kadrowe lub dane o podwyższonym ryzyku.

Warto pamiętać, że RODO nie wskazuje jednego obowiązkowego poziomu niszczenia dokumentów. Administrator danych powinien jednak zastosować środki adekwatne do ryzyka. Właśnie dlatego klasy niszczarek według DIN 66399 są przydatnym, praktycznym punktem odniesienia przy organizacji bezpiecznego obiegu dokumentów.

Czym jest norma DIN 66399?

DIN 66399 to niemiecka norma określająca poziomy bezpieczeństwa podczas niszczenia nośników danych. Obejmuje nie tylko papier, lecz także inne materiały, takie jak płyty CD i DVD, dyski twarde, nośniki magnetyczne czy elektroniczne nośniki danych.

W przypadku dokumentów papierowych stosuje się oznaczenie P, czyli „paper”. Im wyższa liczba po literze P, tym mniejsze ścinki powstają po zniszczeniu dokumentu, a tym samym trudniej odtworzyć jego treść. Poziomy bezpieczeństwa niszczarki dla papieru mieszczą się w skali od P-1 do P-7.

• P-1 i P-2 – podstawowe niszczenie dokumentów bez istotnych danych.
• P-3 – dokumenty wewnętrzne, które nie powinny trafić do odpadów w czytelnej formie.
• P-4 – dokumenty zawierające dane osobowe, informacje firmowe, faktury i standardowe umowy.
• P-5 – dane poufne, dokumentacja kadrowa, finansowa, handlowa i wrażliwe informacje biznesowe.
• P-6 i P-7 – dokumenty o bardzo wysokiej klauzuli poufności, np. dane państwowe, strategiczne lub tajne.

Jaki poziom P wybrać do faktur, umów i danych osobowych?

Dla typowych faktur, umów handlowych, korespondencji z klientami i dokumentów zawierających dane osobowe najczęściej wystarczającym wyborem jest niszczarka P-4. Ten poziom bezpieczeństwa zapewnia cięcie na drobne ścinki, które znacząco utrudniają odzyskanie nazwisk, adresów, numerów PESEL, danych kontaktowych, numerów rachunków czy warunków współpracy.

Niszczarka P-4 tnie papier na fragmenty o powierzchni maksymalnie 160 mm². Zależnie od technologii urządzenia mogą to być ścinki o szerokości do 6 mm lub cząstki o innych proporcjach, mieszczące się w wymaganiach normy. To poziom powszechnie stosowany w biurach, działach administracyjnych, księgowości oraz małych i średnich firmach.

P-5 należy rozważyć, gdy dokumenty zawierają dane szczególnie wrażliwe, poufne lub wartościowe biznesowo. W tej klasie maksymalna powierzchnia ścinka wynosi 30 mm², a szerokość cząstki może mieć do 2 mm. Taka wielkość fragmentów daje wyraźnie wyższy poziom ochrony niż P-4.

Kiedy P-4 będzie właściwym wyborem?

Poziom bezpieczeństwa P-4 sprawdzi się w codziennym funkcjonowaniu większości organizacji. Jest racjonalnym wyborem, gdy firma niszczy:

• faktury sprzedażowe i zakupowe,
• standardowe umowy z klientami oraz dostawcami,
• korespondencję biznesową,
• wydruki z systemów księgowych i CRM,
• dokumenty z imieniem, nazwiskiem, adresem, telefonem lub e-mailem,
• listy przewozowe, zamówienia i potwierdzenia płatności,
• notatki robocze, raporty wewnętrzne i dokumentację administracyjną.

P-4 jest dobrym kompromisem między bezpieczeństwem, wydajnością urządzenia i kosztami eksploatacji. W biurze, w którym regularnie powstają dokumenty papierowe z danymi osobowymi, taki poziom zabezpieczenia zwykle odpowiada realnym potrzebom organizacji.

Kiedy lepiej wybrać niszczarkę P-5?

Niszczarka P-5 będzie lepszym rozwiązaniem dla firm, które przetwarzają większą ilość danych wymagających szczególnej ochrony. Dotyczy to zwłaszcza działów HR, kancelarii, biur rachunkowych, placówek medycznych, instytucji finansowych oraz przedsiębiorstw pracujących na poufnych danych klientów.

Poziom P-5 warto wybrać do niszczenia:

• akt osobowych pracowników i kandydatów,
• dokumentacji płacowej oraz informacji o wynagrodzeniach,
• kopii dowodów tożsamości i formularzy zawierających PESEL,
• danych medycznych, dokumentacji ubezpieczeniowej i kredytowej,
• umów zawierających szczegółowe warunki finansowe lub handlowe,
• strategii cenowych, ofert przetargowych, planów rozwoju i danych o marżach,
• raportów audytowych, analiz ryzyka i dokumentów objętych poufnością.

Wybór P-5 nie zawsze jest konieczny, ale może być uzasadniony, gdy konsekwencje ujawnienia danych byłyby poważne dla firmy, pracowników lub klientów. Im bardziej szczegółowe informacje znajdują się na dokumencie, tym wyższy poziom bezpieczeństwa niszczarki warto przyjąć.

P-4 czy P-5? Praktyczna zasada dla firmy

Najprostsza zasada brzmi: P-4 wybierz do standardowych danych osobowych i bieżącej dokumentacji firmowej, a P-5 do danych poufnych, kadrowych, finansowych oraz wrażliwych. Jeśli w jednym koszu na dokumenty trafiają zarówno zwykłe faktury, jak i akta pracownicze, bezpieczniej postawić na P-5 albo rozdzielić proces niszczenia według typu dokumentacji.

Przy podejmowaniu decyzji warto uwzględnić także skalę pracy. Niszczarka biurowa może dobrze sprawdzić się przy niewielkiej liczbie dokumentów, ale przy regularnym niszczeniu dużych partii papieru bardziej efektywna będzie profesjonalna usługa lub urządzenie udostępnione w modelu najmu. Sprawdź, jak wygląda najem niszczarki i urządzeń do niszczenia dokumentów zgodnie z potrzebami biura.

Nie tylko klasa DIN 66399 – na co zwrócić uwagę?

Poziom P jest kluczowy, lecz nie powinien być jedynym kryterium wyboru. Przed wdrożeniem niszczarki lub usługi niszczenia dokumentów warto ocenić:

• liczbę dokumentów niszczonych dziennie lub miesięcznie,
• liczbę użytkowników korzystających z urządzenia,
• rodzaj materiałów – papier, zszywki, karty plastikowe, płyty CD, nośniki danych,
• pojemność kosza i częstotliwość opróżniania,
• wydajność pracy ciągłej, szczególnie w księgowości i kadrach,
• lokalizację urządzenia – przy biurku, w sekretariacie, w strefie wspólnej lub archiwum.

Dobrze zaplanowany proces powinien obejmować bezpieczne zbieranie dokumentów, kontrolę dostępu do pojemników oraz właściwe niszczenie papieru. Więcej praktycznych informacji o rozwiązaniach dla firm znajdziesz na stronie poświęconej niszczeniu dokumentów w biurze.

FAQ – DIN 66399 i poziom bezpieczeństwa niszczarki

Czy P-4 wystarczy do danych osobowych?

Tak, P-4 zazwyczaj wystarcza do standardowych dokumentów z danymi osobowymi, takich jak faktury, umowy, formularze kontaktowe czy korespondencja z klientami. Dla danych szczególnie poufnych warto wybrać P-5.

Czy faktury należy niszczyć w klasie P-5?

Nie zawsze. Zwykłe faktury firmowe najczęściej można bezpiecznie niszczyć w klasie P-4. P-5 jest wskazane, jeśli faktury zawierają szczególnie wrażliwe dane, np. szczegółowe informacje finansowe lub dane chronione umową poufności.

Jaka niszczarka do umów firmowych?

Do standardowych umów handlowych dobrym wyborem jest niszczarka P-4. Umowy zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa, stawki, marże, informacje strategiczne lub dane wrażliwe najlepiej niszczyć na poziomie P-5.

Czy RODO wymaga niszczarki P-4 lub P-5?

RODO nie wskazuje konkretnej klasy DIN 66399. Wymaga jednak zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, dostosowanych do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych. P-4 lub P-5 to praktyczne standardy dla dokumentów firmowych.

Co oznacza litera P w DIN 66399?

Litera P oznacza papier. Klasy P-1 do P-7 dotyczą stopnia zniszczenia papierowych dokumentów. Wyższa liczba oznacza mniejsze ścinki i wyższe bezpieczeństwo.

Czy P-5 jest zawsze lepsze od P-4?

P-5 zapewnia wyższy poziom ochrony, ale nie zawsze jest niezbędne. Może też oznaczać wolniejszą pracę urządzenia i większe wymagania eksploatacyjne. Najlepszy wybór zależy od rodzaju danych oraz skali niszczenia dokumentów.

Jeżeli Twoja firma chce bezpiecznie niszczyć dokumenty zgodnie z DIN 66399, ale nie chcesz samodzielnie dobierać urządzenia i organizować procesu, skorzystaj z najmu urządzeń dla biura. Dobór niszczarki P-4 lub P-5 do rzeczywistej ilości i rodzaju dokumentów pozwala połączyć bezpieczeństwo danych, wygodę pracy oraz przewidywalne koszty.