amortyzacja kserokopiarki

Co to jest amortyzacja kserokopiarki?

Amortyzacja kserokopiarki to stopniowe rozliczanie kosztu zakupu urządzenia w czasie, zamiast jednorazowego ujęcia całej kwoty.

Rozwinięcie eksperckie

Amortyzacja kserokopiarki dotyczy sytuacji, w której firma kupuje urządzenie na własność i wprowadza je do ewidencji środków trwałych. Zamiast zaliczyć cały wydatek od razu do kosztów, przedsiębiorca rozkłada go na kolejne miesiące lub lata zgodnie z przyjętymi zasadami podatkowymi i księgowymi.

W praktyce oznacza to, że kserokopiarka, drukarka lub urządzenie wielofunkcyjne A3 używane w biurze staje się składnikiem majątku firmy. Jeżeli spełnia warunki środka trwałego, czyli jest kompletne, zdatne do użytku i przewidywany okres użytkowania przekracza rok, może podlegać amortyzacji. To ważne szczególnie przy droższych urządzeniach, takich jak kserokopiarki biurowe, Canon imageRUNNER ADVANCE, Konica Minolta bizhub, Xerox AltaLink czy większe urządzenia wielofunkcyjne MFP.

Wyszukując hasło „amortyzacja kserokopiarki co to jest”, użytkownicy najczęściej chcą ustalić, czy zakup urządzenia będzie kosztem jednorazowym, czy rozliczanym stopniowo. Odpowiedź zależy między innymi od wartości urządzenia, sposobu finansowania, polityki rachunkowej firmy oraz aktualnych przepisów podatkowych. Warto też pamiętać, że podobne zasady mogą dotyczyć drukarek, skanerów dokumentowych, ploterów wielkoformatowych i innych urządzeń biurowych.

Jak działa amortyzacja kserokopiarki?

Po zakupie kserokopiarki firma ustala jej wartość początkową. Najczęściej obejmuje ona cenę zakupu urządzenia oraz koszty niezbędne do uruchomienia, na przykład transport, instalację drukarki w biurze, konfigurację w sieci firmowej czy wdrożenie podstawowych funkcji, takich jak skanowanie do e-maila, druk dwustronny automatyczny lub uwierzytelnianie przy drukarce.

Następnie określa się okres amortyzacji sprzętu biurowego i właściwą stawkę amortyzacyjną. Pojęcie „stawka amortyzacji drukarki” bywa używane również przy kserokopiarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych, ponieważ w księgowości mogą być klasyfikowane podobnie jako sprzęt biurowy lub urządzenia peryferyjne. Konkretna stawka zależy od klasyfikacji środka trwałego i powinna być potwierdzona z księgowym lub doradcą podatkowym.

Odpisy amortyzacyjne są następnie ujmowane w kosztach firmy w określonych odstępach czasu, najczęściej miesięcznie. Dzięki temu koszt zakupu urządzenia jest powiązany z okresem, w którym faktycznie służy ono firmie do drukowania, kopiowania, skanowania dokumentów i obsługi codziennego obiegu papieru.

Zastosowanie w biurze

Amortyzacja ma znaczenie nie tylko dla księgowości, ale też dla planowania kosztów druku w firmie. Zakup kserokopiarki oznacza zwykle większy wydatek na start, ale daje pełną kontrolę nad urządzeniem. Firma sama decyduje o serwisie, materiałach eksploatacyjnych, wymianie tonera, przeglądach okresowych i ewentualnej modernizacji sprzętu.

W biurach o stabilnym wolumenie druku, na przykład w kancelariach, szkołach, biurach rachunkowych, urzędach lub firmach usługowych, amortyzacja pomaga ocenić realny koszt użytkowania urządzenia w dłuższym czasie. Do analizy warto doliczyć nie tylko cenę zakupu, ale też koszt strony, wydajność tonera, części zamienne, konserwację prewencyjną, przestoje serwisowe oraz zużycie energii.

Dla firm z Wrocławia i Dolnego Śląska, które rozważają zakup kserokopiarki do stałej pracy w biurze, amortyzacja jest jednym z elementów porównania modeli finansowania. Inaczej wygląda koszt przy zakupie na własność, inaczej przy leasingu, a jeszcze inaczej przy wynajmie lub dzierżawie urządzenia z serwisem w cenie.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Amortyzacja kserokopiarki ma szczególne znaczenie przy decyzji: zakup czy wynajem drukarki albo urządzenia wielofunkcyjnego. Przy zakupie firma staje się właścicielem sprzętu i rozlicza jego wartość w czasie. Przy dzierżawie lub wynajmie zwykle nie amortyzuje urządzenia, ponieważ nie jest ono jej środkiem trwałym. Zamiast tego opłaca miesięczną fakturę za korzystanie z urządzenia, często z uwzględnieniem serwisu, tonerów i określonego limitu wydruków.

Dlatego pojęcie „amortyzacja a dzierżawa urządzenia” jest ważne przy analizie całkowitego kosztu posiadania, czyli TCO drukarki lub kserokopiarki. Zakup może być korzystny, gdy firma chce używać urządzenia przez wiele lat, ma własne zaplecze administracyjne i akceptuje odpowiedzialność za serwis. Dzierżawa lub wynajem mogą być wygodniejsze, gdy priorytetem jest przewidywalny miesięczny koszt, szybka reakcja serwisu, możliwość wymiany sprzętu w trakcie umowy i brak konieczności angażowania dużego budżetu na start.

Przy wyborze urządzenia warto zapytać nie tylko o cenę zakupu, ale też o przewidywany przebieg kserokopiarki, miesięczny wolumen druku, cykl pracy drukarki, koszt wydruku A4, dostępność tonerów, części zamiennych i warunki obsługi serwisowej. Jeśli urządzenie ma pracować intensywnie, na przykład w sekretariacie, dziale księgowości lub punkcie usługowym, zbyt tani model może szybko generować wyższe koszty eksploatacji.

W przypadku sprzętu poleasingowego amortyzacja również może mieć znaczenie, ponieważ firma kupuje używaną kserokopiarkę lub drukarkę poleasingową jako własny środek trwały. Warto wtedy sprawdzić licznik wydruków, stan bębna światłoczułego, zespołu utrwalającego, podajników papieru i historię serwisową. Niska cena zakupu nie zawsze oznacza niski koszt użytkowania, jeżeli urządzenie wymaga szybkiej wymiany podzespołów.

Powiązane pojęcia

• dzierżawa drukarki
• TCO drukarki
• zakup czy wynajem drukarki