druk podążający

Co to jest druk podążający?

Druk podążający to system, w którym użytkownik odbiera dokument na dowolnej drukarce po uwierzytelnieniu przy urządzeniu.

Rozwinięcie eksperckie

Druk podążający, znany też jako pull printing, follow-me printing lub drukowanie po uwierzytelnieniu, polega na tym, że zadanie wydruku nie trafia od razu na konkretną drukarkę. Dokument zostaje zapisany w bezpiecznej kolejce wydruku, a użytkownik może zwolnić go dopiero przy wybranym urządzeniu, na przykład po wpisaniu kodu PIN, przyłożeniu karty pracowniczej, użyciu identyfikatora NFC albo zalogowaniu się na panelu dotykowym drukarki.

W praktyce oznacza to, że pracownik wysyła dokument do jednej wspólnej kolejki, a następnie odbiera go na dowolnym urządzeniu objętym systemem. Jeśli drukarka w najbliższym pokoju jest zajęta, uszkodzona lub zabrakło w niej papieru, wydruk można odebrać na innym urządzeniu wielofunkcyjnym w firmie. To właśnie dlatego często używa się określeń: druk podążający co to jest, pull printing follow-me, bezpieczne zwalnianie wydruków oraz drukowanie po uwierzytelnieniu.

Najważniejszą cechą tego rozwiązania jest bezpieczeństwo. Dokument nie leży bez nadzoru na tacy odbiorczej, gdzie może go zobaczyć przypadkowa osoba. Wydruk pojawia się dopiero wtedy, gdy uprawniony użytkownik stoi przy urządzeniu. Ma to duże znaczenie w firmach przetwarzających dane osobowe, dokumenty kadrowe, umowy, faktury, dokumentację medyczną, informacje finansowe lub materiały objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Zastosowanie w biurze

Druk podążający porządkuje obieg dokumentów i ogranicza liczbę nieodebranych wydruków. W wielu biurach część dokumentów jest drukowana przez pomyłkę, zapominana na urządzeniu albo drukowana ponownie, bo użytkownik nie wie, gdzie trafiło zadanie. System follow-me zmniejsza takie straty, ponieważ użytkownik sam decyduje, czy i kiedy zwolnić wydruk.

Rozwiązanie dobrze sprawdza się w większych biurach, urzędach, szkołach, kancelariach, placówkach medycznych, firmach księgowych i organizacjach z kilkoma działami. Jeżeli w firmie działa flota drukująca, czyli kilka lub kilkanaście drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, druk podążający pozwala pracownikom korzystać z nich bardziej elastycznie. Nie trzeba przypisywać każdego komputera do konkretnego urządzenia, a awaria jednej drukarki nie blokuje pracy całego działu.

System może też wspierać kontrolę kosztów. Administrator widzi, kto drukuje, ile drukuje i na jakich urządzeniach. Można wdrożyć kwoty wydruków na pracownika, reguły wymuszające druk mono, druk dwustronny automatyczny lub ograniczenia dla wydruków kolorowych. Dzięki temu łatwiej zmniejszyć koszt strony, ograniczyć zużycie papieru i tonerów oraz ocenić rzeczywisty miesięczny wolumen druku.

W biurach we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku druk podążający jest często wdrażany razem z modernizacją floty urządzeń, wynajmem drukarek lub dzierżawą kserokopiarek. Pozwala połączyć wygodę pracy z kontrolą nad kosztami i większym bezpieczeństwem dokumentów.

Perspektywa zakupowa lub serwisowa

Druk podążający warto uwzględnić już na etapie wyboru drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. Nie każde urządzenie obsługuje takie rozwiązanie w tym samym zakresie. Znaczenie ma kompatybilność z oprogramowaniem do zarządzania drukiem, możliwość uwierzytelniania użytkowników, obsługa kart zbliżeniowych, integracja z Active Directory lub innym katalogiem użytkowników oraz dostępność panelu umożliwiającego wybór zadań do wydruku.

Przy zakupie sprzętu do małego biura druk podążający może nie być konieczny, jeśli z drukarki korzysta kilka osób i nie drukuje się dokumentów poufnych. W średnich i dużych firmach, instytucjach oraz organizacjach z wieloma działami jest to jednak funkcja, która realnie poprawia bezpieczeństwo i komfort pracy. Warto o nią zapytać szczególnie wtedy, gdy firma planuje wdrożenie centralnej floty drukującej, monitoring wydruków lub rozliczanie kosztów według działów.

W modelu wynajmu lub dzierżawy drukarki druk podążający może być częścią szerszej usługi obejmującej instalację urządzeń, konfigurację sterowników, podłączenie do sieci, szkolenie użytkowników i wsparcie serwisowe. Dobrze przygotowana umowa powinna jasno określać, czy oprogramowanie do bezpiecznego zwalniania wydruków jest wliczone w miesięczną opłatę, czy wymaga osobnej licencji, a także kto odpowiada za konfigurację i utrzymanie systemu.

Z perspektywy serwisu ważne jest, aby druk podążający był poprawnie skonfigurowany po wymianie urządzenia, aktualizacji sterownika drukarki, zmianie serwera wydruku lub dodaniu nowych użytkowników. Problemy z autoryzacją, niewidoczną kolejką wydruku albo brakiem możliwości zwolnienia dokumentu nie zawsze wynikają z awarii sprzętu. Często dotyczą ustawień sieciowych, kont użytkowników, oprogramowania do zarządzania drukiem lub integracji z systemem firmowym.

Przed wdrożeniem warto przeanalizować, ile osób będzie korzystać z systemu, jakie dokumenty są drukowane, czy firma potrzebuje raportowania kosztów oraz jakie urządzenia mają działać w jednej kolejce. Taka analiza pomaga dobrać właściwe rozwiązanie i uniknąć sytuacji, w której funkcja jest dostępna technicznie, ale niewygodna dla użytkowników.

Powiązane pojęcia

• wydruk poufny
• uwierzytelnianie przy drukarce
• monitoring wydruków